Loading...
Attachment 2_Proposal from NCERichmond, CA 501 Canal Blvd., Suite I  Richmond, CA 94804  (510) 215‐3620 March 3, 2021  Janice Chin, Assistant Engineer  Town of Los Gatos, Parks and Public Works Department  41 Miles Avenue  Los Gatos, CA 95030  (408) 399‐5770 Proposal sent via email to:jchin@losgatosca.gov  Proposal for On‐Call Civil Engineering Services – TLG #20‐811‐0008 Shannon Road Repair  Dear Ms. Chin and Members of the Selection Committee:  INTRODUCTION  NCE is pleased to provide the Town of Los Gatos (Town) our proposal to provide civil engineering services  for the Shannon Road Repair Project (Project). As we lead the completion of the Geotechnical Alternatives  Report (GAR) for this project we appreciate the opportunity to continue our work with the Town towards  completing construction documents for stabilizing the embankment and roadway.   Based on our previous work at the site, the Shannon Roadway embankment has been experiencing  ongoing  slope  creep  and  movement  resulting  in  pavement  cracking and localized failures requiring  ongoing maintenance by Santa Clara County (County) and now the Town. This is mainly the result of  colluvial and fill soils that are susceptible to slope creep and movement from an over steepened roadway  embankment in combination with original fill materials used to construct the roadway likely not be  compacted, keyed, and benched properly to current standards.   Given  the  severity  of  recent  cracking  and  how  quickly  cracking occurred  after  prior  maintenance,  completing construction of this roadway repair is critical to prevent additional roadway damage and  additional repairs and maintenance the current two stabilization alternatives presented in our Report to  the Town include a (i) MSE wall in combination with soldier pile  and lagging wall and (ii) soldier pile and  lagging wall. Each of them addresses the site’s unique geological conditions, site access, and general site  constraints.   As an unplanned project receiving resources from the Town’s capital improvement program, embankment  stabilization also diverts resources from projects which are already planned. Furthermore, as a central  thoroughfare for motorists and bicyclists in the eastern part of the community, Shannon Road provides  access to a significant portion of the Town’s residents. If the ongoing instability persists, it threatens the  connection of this part of the Town with the rest of the community.   NCE has hand selected the right team to assist the Town with delivering the Shannon Road Repair Project  as we have direct knowledge and experience with project site; excellent working relationship with the  Town backed by the repeated ability to deliver; infrastructure, roadway, and pavement engineering design  expertise; and a talented multidisciplinary team with innovative ideas for solving the challenges of this  site. NCE’s strength on this project is a carefully integrated and coordinated team with inhouse skillsets  including civil engineering and pavement design that we supplement with long‐time trusted teaming  partners like Cal Engineering & Geology (geotechnical/structural), Fehr & Peers (traffic control), and  Mountain Pacific Surveys (surveying).  ATTACHMENT 2 2 | Page      Additionally, the NCE team will be led by proposed Project Manager, Lee Taubeneck, PE, who will be  responsible  for  day‐to‐day  project  management.  Lee  brings  extensive  experience  working  on  road  widening projects in planning, design, QA/QC, ROW, utility, RFA and programming phases. Lee will be  supported by Ryan Shafer, PE, GE, Principal of NCE’s Richmond office. Ryan will serve as Client Sponsor  and will provide project oversight. Ryan has a solid integrated civil and geotechnical background and is  knowledgeable and experience with the Town’s infrastructure. In short, by selecting NCE, the Town will  benefit from existing working knowledge of the site our ability to start and complete the design of this  project quickly, ability to introduce cost saving designs (e.g., recycling roadway materials in‐place and  avoiding utility relocation/conflicts with wall design and planned excavation depths), and decades of  diverse and considerable engineering experience delivering these types of projects.  FIRM QUALIFICATIONS  NCE is a client‐focused professional consulting firm integrating the disciplines of engineering, science, and  planning to address the infrastructure and resources challenges facing our communities today and in the  future. NCE has grown significantly in expertise and capabilities beyond its origin as a transportation  research and pavement management firm working with the Federal Highway Administration (FHWA). NCE  delivered civil engineering and pavement design services for scores of California municipalities. NCE is  adept  in  delivering  comprehensive  civil  engineering  and  pavement design projects. The NCE team  provides the following benefits and distinguishing features:  Familiarity with local regulations and working with the Town on capital improvement projects  including the Shannon Road Embankment Stabilization.  Knowledge  and  demonstrated  pavement  rehabilitation  design  expertise  from  designing  thousands of local streets and roadways throughout California, Nevada and the West Coast.  Highly qualified interdisciplinary team of professionals that have worked together on multiple  projects involving conception, regulatory compliance and permitting, environmental documents,  through design and construction monitoring.  Technical resources with an in‐depth understanding of sustainability, safety, community needs,  and environmental constraints.  Tailored approach with cost‐effective strategies and practical solutions that promote cost savings,  reduced construction disruptions/impacts, constructability, and that can be readily implemented.  Responsive staff with proven experience in all facets of engineering, including applicable state  and federal standards.  PROJECT OFFICE LOCATION  The NCE team is capable of seamlessly conducting the Town’s scope of work for this contract. Our project  manager has the demonstrated ability to manage multiple complex assignments and are supported by a  highly qualified group of key personnel that have successfully worked together on multiple projects. NCE  has successfully delivered work products for the Town on previous contracts with the majority of the  services provided out of our Richmond office.  This contract will be managed and primarily conducted from our  Richmond  office.  Additionally,  NCE  has  over  100  employees  available on an as‐needed basis depending on service disciplines  required from our multiple California and Nevada offices. Table 1  provides  the  number  of  professional  and  non‐professional  Table 1. NCE Personnel   Type No. Firm Professionals  97  Non‐professionals  11  3 | Page      personnel  employed  by  NCE. Table  2  provides  the  number  of  professional and non‐professional personnel employed by NCE in  our Richmond office. We can respond and be at the Town’s offices  or project site within hours if required.   RELEVANT EXPERIENCE  This NCE team has delivered numerous roadway  stabilization/shoring  projects  to  address  landslides,  slope  creep,  and  movement  within  municipal  roadways. These types of projects blend our skillset and expertise with pavement and civil design for the  maintenance and rehabilitation of roadways as well as ability to complete environmental documents and  permitting for improvements extending into sensitive habitat along  with  CE&G’s  specialization  in  developing geo‐structural wall solutions and embankment repairs. NCE and CE&G have partnered on  numerous projects together over the last decade including several recent similar projects with the City of  Richmond and Walnut Creek.  Rifle Range Road Landslide, “Project of the Year”,  City  of Richmond, CA. The City of Richmond retained NCE  to respond to a landslide that damaged half the width  of Rifle Range Road and the portions of an adjacent  private property.   On  an  emergency  basis,  NCE  responded  to  this  landslide  by  providing  initial  consulting  regarding  stabilization  of  the  site  and  public  safety.  Within  a  week of the occurrence of the landslide, NCE initiated  a topographic survey and  geotechnical investigations  construction was completed by. The construction was  completed by December 2018 and received the 2019  APWA Norcal Project of the Year award.   The  scope  of  work  included  landslide  and  geological  mapping,  geotechnical investigation, topographic surveying, retaining wall  design and roadway reconstruction.  The retaining wall was designed 15‐20‐foot soldier pile and lagging  wall that is anchored back into the subsurface by means of tie‐ backs. Soldier pile and lagging and required tie‐back anchors angle  and length had to be designed and placed so that the tie‐back  anchor could be set within the available right of way and avoid  easements with private property owners. Design and construction  had to consider the close proximity to underground utilities (i.e.,  sewer  force  main  and  water  line),  adjacent  private  homes,  connection of the proposed new wall into an existing retaining wall  installed downslope to repair a previous landslide, and maintaining  access for the community given that the roadway is the only way in  and out to various private homes and apartment complexes.   Table 2. NCE Personnel   Type No. Richmond Professionals  24  Non‐professionals  3  4 | Page      Road Repair and Retaining Wall at 134 Rudgear Drive  Project for the City of Walnut Creek, CA. NCE was  contracted by the City of Walnut Creek to prepare  construction  documents  for  the  road  repair  within  Rudgear Drive. The City originally constructed a pier  supported retaining wall to stabilize a shallow slide.  The retaining wall had deflected outwards likely the  result  of  several  factors  including  inadequate  pier  embedment,  erosion  from  the  roadway,  and/or  stormwater  run‐off.  The  repair  included  a  pier  supported grade beam in front of the existing wall to  address  slope  creep  and  minor  ground  movement  within the road section. The design offered a cost saving approach that shored and stabilized the City  roadway but did not require costly excavation and removal of the existing retaining wall.  Via Verdi Slope Stabilization Project for the City of  Richmond, CA. The City of Richmond retained NCE to  respond to a significant landslide at Via Verdi. It had  immediate  and  potentially  serious  impacts  to  public  access, utilities, street infrastructure, and the  conveyance  of  creek  waters  and  upstream  dam  releases.  The landslide was large and deep and had  impacts to the entire Via Verdi roadway. The ongoing  movement was of concern to the City for maintaining  safe access for the local community (Via Verdi served as  the only point of access), frequent maintenance and  monitoring by City crews, and disruption to sewer, gas,  water, telecom, and electrical utilities.  NCE quickly deployed field investigations with land surveying and geotechnical exploratory work within  days to evaluate slide mass characteristics and monitor ongoing movement. With this information NCE  expedited plan delivery to allow for design and construction of an emergency access road at Via Verdi  allowing full closure of Via Verdi within approximately a week and with careful coordination with affected  utilities  allowing  bypass  of  utilities  within  and  along  the  new  emergency  access  road.  The  strong  partnering and collaboration with the City on this project resulted in expedited delivery and turnaround  on design documents allowing for construction of necessary repairs and temporary measures to minimize  impacts to the local community.  NCE has maintained a quickened pace on Via Verdi and completed alternatives analysis, permitting, and  nearing completion of construction and environmental documents. To stabilize the landslide, the project  will construct a 350‐linear‐foot concrete box culvert within San Pablo Creek below the landslide area. The  culvert will be quite large, 17.5 feet high and 24 feet wide, to convey San Pablo Creek and release waters  from the upstream San Pablo Dam Reservoir. Once the concrete structure is constructed, approximately  18,000 to 20,000 cubic yards of engineered fill (rock/soil) would be placed around and over the culvert to  buttress the landslide. When the culvert is in place 650 feet of affected roadway and utilities will be  reconstructed. Creek slopes including areas above the culvert will be revegetated and steeper slopes will  receive bioengineered slope protection that may include brush mattress and rip rap and pole plantings.  5 | Page      NCE has prepared the CEQA document (mitigated negative declaration and noticing) and has submitted  permits, including the San Francisco Regional Water Quality Control Board 401 Permit, U.S. Army Corps  of Engineers 404 Individual Permit (including an alternatives analysis), California Department of Fish and  Wildlife Streambed Alteration Agreement, U.S. Fish and Wildlife Service Section 7 Consultation, and local  agency permits. A NEPA document is currently under development.  Additional  supplemental  tasks  that  NCE  advised  the  City  on  included  designing  best  management  practices (BMPs) and erosion control measures to winterize the project area to protect the site and local  habitat in the upcoming winters. NCE completed the necessary stormwater pollution prevention plan  (SWPPP) to be in compliance with the construction general permit and establish measures for additional  protection of water resources. NCE is continuing to complete ongoing movement monitoring, assess  potential additional landslide movement, and is continuing to develop construction documents, facilitate  permit review, and complete environmental documents.  The subconsultants we have included below for this project have worked on numerous projects with NCE  over the last 10 years and have been deliberately selected based on their relevant experience, ability to  successfully deliver projects, and for their experience working with the Town.  Cal Engineering & Geology (CE&G) will provide geotechnical and structural engineering  services for design of the retaining wall. Cal Engineering & Geology (CE&G) provides  geologic, geotechnical, and related civil engineering consulting, design, testing, and inspection services to  both public and private sector clients. CE&G was founded in 1993 in Walnut Creek and has since expanded  to include an office in San José, and a lab/office in Oakland with an AMRL (AASHTO) accredited soils and  materials  testing  laboratory.  Our  clients  include  numerous  counties,  cities,  water  and  flood  control  districts, special districts, and schools throughout the East Bay and the greater Bay Area. CE&G employs  23 fulltime equivalents including five registered geotechnical engineers, three professional engineers,  three certified engineering geologists, and four special inspectors, as well as CADD/GIS specialists, and lab  and field technicians. Most of CE&G’s project managers have been with the company for over 10 years.  The company has delivered scores of slope stabilization projects throughout Northern California. A project  example of CE&G’s relevant experience include:  Foothill Road Stabilization, Sunol, CA. CE&G was retained by Alameda County Public Works  Agency for an emergency repair of Foothill Road; a major commuter bypass between State Route  84 and I‐680 in Sunol. The downslope lane was closed after Arroyo de la Laguna eroded the toe  of the roadway embankment as a result of the wettest winter in California history. The road was  stabilized for emergency opening using cast‐in‐drilled‐hole concrete piles connected together at  the top with a concrete grade beam. Existing aerial utilities similar to those located along Shannon  Road in Los Gatos required that a low‐overhead clearance drill rig be utilized and, in some  locations, by over excavating the roadway embankment. One‐way traffic control was provided  throughout the duration of the project using temporary signals. The permanent restoration is  currently being designed which will include the construction of a concrete waler with ground  anchors and shotcrete facing. Construction is scheduled for summer 2021. CE&G’s experience  with designing projects to accommodate low‐overhead clearance and  limited  construction  footprints  with  one‐lane  closures  will  benefit  this  project,  the  Town  of  Los  Gatos,  and  the  residents that utilize Shannon Road.  Fehr  &  Peers (F&P)  will  provide  traffic engineering services for traffic handling and  detours  if  required.  F&P  specializing  in  providing  transportation  planning  and  traffic  engineering services to public and private sector clients and emphasizes the development of creative,  6 | Page      cost‐effective, and results‐oriented solutions to planning and design problems associated with all modes  of transportation. F&P bring national expertise in pedestrian safety, innovative bicycle planning, transit  planning, and best practices in complete streets implementation. Through their transportation planning  and traffic engineering design work on state highway improvement projects, they are well‐versed with  Caltrans’s analysis procedures, both for project approval/environmental documents and for engineering  plans, specifications, and estimates. A project example of F&P’s relevant experience include:  Pathline Park Off‐Site Improvements, Sunnyvale, CA. F&P developed signing & striping, detour  and traffic control plans for the Irvine Company's Pathline Park office development and off‐site  improvements  of  providing  parking  protected  bike  lanes  along  Mary  Avenue  in  Sunnyvale,  California. Detour and traffic control plans were developed for the utility and median work being  done  along  Mary  Avenue,  Almanor  Avenue,  Palomar  Avenue,  and  Pastoria  Avenue.  F&P  coordinated with the civil engineer and construction contractor on developing work zones and  traffic control staging for the two phases of the project. Detailed traffic control staging was  provided  along  Mary  Avenue  to  accommodate  access  to  adjacent  office  uses  while  still  maintaining an effective work schedule and accommodating the City of Sunnyvale’s Temporary  Traffic Control requirements. Bicyclists were accommodated as part of the traffic control, and  pedestrians were accommodated using detours.   Mountain Pacific Surveys (MPS) will provide surveying services. MPS is a professional  survey services firm providing boundary surveying and mapping, design surveys, right‐of‐ way engineering, construction surveys, environmental surveys, monitor surveys, and photogrammetric  engineering services to the public and private sector. The firm is a member in good standing with  Operating Engineers Local 3 and Bay Counties Association, as well as active members of many professional  organizations,  including  the  California  Land  Surveyor’s  Association (CLSA) and American Society for  Photogrammetry and Remote Sensing (ASPRS), to name a few. MPS offers our Clients state of the art field  equipment (e.g., robotic total stations, digital levels, static and R.T.K. g.p.s. equipment) and office facilities  (including the latest versions of all relevant software) for the successful completion of each project. To  this end, they have fully automated their work processes to provide seamless integration from initial  fieldwork through final product delivery. MPS continually update their methodologies as well as provide  ongoing training to all of our personnel so as to ensure, a quality product. NCE has worked with MPS on  dozens of projects for over 15 years. A project example of MPS’s relevant experience include:  Via Verdi Slope Stabilization Project, Richmond, CA. Mr. Weakley served as Project Manager for  aerial  mapping,  supplemental  conventional  topographic  and  utility  surveying,  right  of  way  determination, and settlement monitoring surveys in support of the City’s emergency response  to the Via Verdi Landslide, design of a temporary emergency access road, as well as design of the  ultimate slope stabilization solution with a toe buttress and culvert within San Pablo Creek.   Almond Gove District Street Reconstruction Project, Los Gatos, CA. Mr. Weakley served as  Project Manager for all surveys related to improvement of concrete streets within the historic  Almond Grove District.   City of Berkeley Street/Pavement Repair Project, Berkeley, CA. Mr. Weakley serves as Project  Manager  for  all  surveys  related  tasks  to  a  multi‐year  street  and  pavement  repair  project  throughout the City.   7 | Page      NCE TEAM ORGANIZATION  We are pleased to have Mr. Lee Taubeneck as our proposed Project Manager for this project. Lee brings  more  than  35  years  of  industry  experience  with  expertise  in  local streets and roads. His relevant  experience  includes  serving  as  the  Caltrans  Deputy  Director  for Caltrans District 4 Division of  Transportation Planning and Local Assistance.  Most recently Lee assisted the Town of Los Gatos with the  initial investigation phase for this project. The geotechnical investigation provided enabled the Town to  advance to the project’s second phase, namely the development of contract‐ready bid documents to  stabilize the hillside and the roadway. He also currently managing the City of Oakley’s rehabilitation of  Laurel Road to upgrade to the City’s main truck route pavement section, while correcting side‐street sight  distance issues, adding buffered class 2 bike lanes, and design of pedestrian crossing improvements.  We have also assembled a team of professionals to support Lee with demonstrated experience providing  services for similar types of projects. Mr. Ryan Shafer will be the Client Sponsor providing key oversight  and review similar to past projects with the Town and technical expertise with geotechnical, civil, and  pavement engineering. NCE’s Chief Engineering Officer Mr. Franz Haidinger will be the QA/QC Manager  and Dr. James Signore will serve as the lead on pavement design, also both having worked with the Town  on past roadway projects. James’ research background with pavements at UC Berkeley, active on‐call for  pavement  engineering  and  materials testing with Caltrans, and as  practitioner  designing  roadways  throughout the Bay Area and California region will allow him to bring cost saving alternative pavement  treatment alternatives, which we will discuss further in our approach to the project below. . In addition,  our key team members include a variety of technical professionals including engineers, CADD designers,  as well as in‐house administrative support staff. NCE has also included Cal Engineering & Geology (CE&G)  on the team to provide geotechnical services and structural engineering, Fehr & Peers for traffic handling  and detours, and Mountain Pacific Surveys for surveying services. We will also engage one of our utility  location subconsultants that we have worked with on many past projects to locate underground utilities,  in particular the water main.  The Town can count on our team to provide superior, responsive service on this project. All team  members, including subconsultants, will be managed as an extension of NCE. The NCE team is committed  to the project for its duration; personnel will not be substituted without prior approval from the Town.   ORGANIZATIONAL CHART  Figure 1 below illustrates the structure and team we propose for this project, the roles and responsibilities  of each team member as well as the communication/reporting relationships of the key staff in relation to  the Town for this project. Qualifications summaries for key personnel are provided below and their  focused resumes are included in Attachment A.   8 | Page        KEY PERSONNEL  Qualifications summaries for each key team member are provided below and their focused resumes are  provided in Attachment A.  Mr. Ryan Shafer, PE, GE, Client Sponsor. In this role, Ryan will be responsible for  communicating  with  the  Town  and  champion  of  allocating  of  resources.  Ryan  is  an  experienced Principal and Project Manager that is highly skilled in managing interdisciplinary  teams of engineers, scientists, and planners for complex projects requiring civil engineering,  geotechnical  engineering,  pavement  engineering,  structural  engineering,  transportation  and  traffic  engineering, hydrology and hydraulics, coastal engineering, regulatory permits, technical studies and  resource assessments, and environmental documents. In addition, he has managed and provided civil and  geotechnical engineering on a wide range of public and private projects, including vertical development,  municipal  roads,  trails,  drainage  infrastructure,  landfills,  public  transit,  recreation  areas  and  parks,  industrial facilities including refineries, and waterfront structures giving him an understanding of how to  work with diverse project types. His clients provide feedback that NCE is an effective partner and steward,  understanding what is important to each community. He is a registered civil engineer and geotechnical  engineer with more than 22 years of professional experience.  Mr. Lee Taubeneck, PE, Project Manager. The NCE team will be led by Lee, who will be  responsible for day‐to‐day project management and will also be a point of contact for the  Town. Lee is a transportation professional with extensive experience in the development of  expressways, freeways, roads, transit systems, multi‐use paths, trails, sidewalks, streets, and  Figure 1. NCE Team Organization 9 | Page      highways. He has worked with public, private, and non‐profit clients throughout California at both the  local, regional, and State levels. He is an expert in transportation planning and design. He is a registered  civil engineer with more than 37 years of professional experience.  Mr. Franz Haidinger PE, QA/QC Manager. Franz will be responsible for quality assurance  and  quality  control  on  the  deliverables  developed  by  NCE.  Franz  brings  a  wealth  of  experience and expertise in civil and environmental engineering. He has lead engineering  efforts in projects with civil design components such as pavement design for parking lots,  curb and gutter layout, storm drain design, LID features like overland flow, bioswales, and  small detention basins, grading, design of water services for irrigation and domestic water supply, and  design  of  a  sewer  connections  for  future  projects.  The  depth  of his experience also includes the  preparation  of  Drinking  Water  Source  Assessments,  SWPPPs,  contaminated  soil  remediation,  underground storage tank removals, permitting, operation and maintenance of groundwater treatment  facilities and soil vapor extraction systems, and construction quality assurance. He is a registered civil  engineer with 24 years of professional experience and currently serves as NCE’s Chief Engineer.  Mr. James Signore, PhD, PE, Pavement Design Lead. James specializes in pavement design  and evaluation, rehabilitation and maintenance, materials assessment, and training. He has  experience in designing pavements for many local agencies, Caltrans, and for heavy vehicle  loading  applications  for  highways,  airfields  and  ports.  He  has spent  years  researching  pavement  materials,  having  directed  a  state‐of‐the‐art  AMRL  certified  and  Superpave  mix  design  equipped research laboratory, and is well versed in state and local pavement practices and specifications.  He has taught NHI’s and ASCE’s “Techniques for Pavement Rehabilitation” (including best practices for utility  cuts and patches) seminars to practicing engineers for 20 years. He has also taught graduate courses in  pavement engineering at San Jose State University and many of his former students are civil engineers at local  agencies. Additionally, James is a Member of the Transportation Research Board Committee AFD70, Pavement  Rehabilitation,  AFD70‐1,  Pavement  Interlayer  Systems  and  the  FAA  Airport  Pavement  Technical  Working  Group. He is a registered civil engineer with 25 years of professional experience and holds a PhD in Civil  Engineering.  Ms. Sara Dowling, EIT, Project Engineer/Pavement Design. Sara has been involved in design  projects  that  include  new  intersection  roadway,  high‐rise  building  foundation,  airport  taxiway pavement structure, spatial data analysis, and a green wastewater treatment plant.  She was the fundraising chair for the Institute of Transportation Engineers and is currently a  member of ASCE and Young Professionals in Transportation. Sara has experience in AutoCAD  3D, ArcGIS, MS Project, Technical Writing, Literature Review, EverFE, and C++.  Andrea  J.  Valentine,  CADD  Design. Andrea  is  a  CADD  drafter  with  nearly  40  years  of  experience providing layout and drawing of civil and structural plans, control lines, profiles,  sections, and details based on engineers’ sketches and markups. She works with engineers  to  provide  lot  line  adjustment  boundaries;  develops,  implements,  and  updates  CADD  standards; and sets up and maintains drafting records and documentation. Her program experience  includes AutoCAD, Bentley Micro‐station, and Microsoft Word and Excel. In addition to obtaining her BA,  Andrea and has taken various drafting, graphic arts, solar design, technical math, cartography, natural  sciences, and computer training courses at various San Francisco Bay Area colleges.  NCE Administrative Staff. NCE also has a team of administrative professionals that will support the  strategic engagement task by developing graphics, and content for presentations or collateral material.   10 | Page      SUBCONSULTANT KEY PERSONNEL  Mr. Phillip Gregory, PE, GE, Geotechnical Engineer. Phillip is an experienced geotechnical  engineer  and  manager  who  has  completed  more  than  150  transportation  and  water  infrastructure improvement projects for public agencies over the past 20+ years. Phil's  expertise  is  in  the  analysis  and  design  of  earth  embankments  and  slope  stabilization  measures including geosynthetic reinforced slopes, and embankments, CIDH pile structures,  segmental block retaining soldier pile and lagging walls, soil nail retaining structures, light weight fill, and  slope dewatering systems. Phillip is an experienced Caltrans‐based specification writer and estimator of  earth construction costs. Phillip managed the majority of the federally‐funded storm damage repair  projects that were completed by CE&G in 1993, 1998, and 2006. He is a registered civil engineer and  geotechnical engineer with 33 years of professional experience.  Mr. Chris Hockett, PE, GE, Structures Design. Chris has expertise in managing geo‐civil‐ structural  design  projects  that  involve  the  preparation  of  plans,  specifications,  and  engineer’s estimates, (PS&E) for roadway stabilization projects. Chris has designed stitch  piers, retaining walls founded on deep and shallow foundations, mechanically reinforced  embankments, segmental retaining walls systems, and tieback retaining walls on roadways  for Cities and Counties throughout the Bay Area. Some of his recent roadway stabilization experience  includes the structural design of a 300 foot long stitch pier system along Foothill Boulevard in Sunol and  a 200 foot long soldier pile and wood lagging retaining wall with tieback anchors along Rifle Range Road  in Richmond, and the geotechnical design of over 1,000 linear feet of stitch piers, and soldier pile and  lagging debris walls and retaining walls along the award winning 1.7 mile long George Miller Regional Trail  between Martinez and Port Costa. He is a registered civil engineer and geotechnical engineer with 13  years of professional experience.   Mr. Ryan McClain, PE, TE, Traffic Handling & Detours. Ryan has worked in the transportation  planning and engineering field since 2001. Focusing on multi‐modal transportation design  and analysis, Ryan provides alternatives development and assessment and transportation  engineering design for complete streets projects ranging in size from single intersections to  complex  multi‐jurisdictional  corridors  and  master  plans.  Ryan  works  closely  with  agency  staff,  stakeholders, and the community to develop engineering solutions that work for all users. Ryan leads Fehr  & Peers’ companywide Complete Streets Design group is the vice chair of the international ITE Complete  Streets Council. He frequently teaches courses on complete streets design, including recent classes for  MTC throughout the Bay Area and lectures at UC Berkeley for the pedestrian/bicycle graduate class. In  addition to his project roles, Ryan serves as the Office Leader for Fehr & Peers’ Walnut Creek office, where  he is responsible for overall office strategy and client relations. He is a registered civil engineer and traffic  engineer with more than 20 years of professional experience.  Mr. Charles Weakley, PLS, Surveying. Charles is the President and manager in charge of all land survey  work undertaken by Mountain Pacific Surveys and our aerial mapping company, Aerometric Surveys. His  experience in land surveying includes photogrammetric control, precision as‐built surveys, G.P.S. and  cadastral surveys, boundary determinations and right‐of‐way calculations, topographic mapping, aerial  photogrammetry, and construction layout of hundreds of subdivisions, roadway, commercial, and utility  projects. Charles is responsible for all aspects of project administration, including contract negotiations.  He is a professional land surveyor with 27 years of professional experience.   11 | Page      PROJECT UNDERSTANDING AND PREVIOUS WORK  Having  been  called  upon  by  the  Town  along  with  our  geotechnical partners CE&G for the initial  investigations of Shannon Road distress, NCE has extensive knowledge and understanding of the project.  In early 2020, as downhill creep began to accelerate, we were called by the Town. The team completed  extensive  field  research,  reconnaissance,  field  borings,  and  laboratory  analyses  to  enable  site  characterization. The Revised Geotechnical Alternatives Report (RGAR, CE&G, December 2020) was the  culmination of these investigations and prepared two feasible alternatives and cost estimates.   Two probable landslides were identified by our investigations  along the Road segment (Figure 2) composed of quaternary  colluvium.  The  observed  colluvium  fills  more  gently  sloped  swales  that  have  been  mapped  as  probable  landslides  of  uncertain age by the CGS and the Town. The colluvium swales  are  interpreted  to  be  dormant  landslides.  The  colluvium  is  composed of sandy lean clay with and without gravel, and silt/  lean clay with sand. The colluvium was found beneath the Road  prism and above the bedrock (siltstone). The Report correlates  the two dormant slides with the thicker portions of the fill/  colluvium above the bedrock, or roughly between stations 6+35  to 7+48, and stations 3+00 to 4+25.   The Town acquired title to the Road in 2017, in what at the time was determined to be a State of Good  Repair. The outboard side of the Road segment is composed mostly of artificial fill. Given the vintage of  the Road, it is likely that the embankment was not compacted to current standards, leading to settlement  of the fill.  The  former  owner  had  been  addressing  settlement  and  cracking  for  several  decades.  Routine  maintenance of the roadway consisted of HMA overlays to relevel the driving surface. The result was a  thick structural section of AC pavement on the westbound or downhill side. The added mass of repeated  overlays on the outside lane of the Road may have exacerbated the distress and failures over time.   The final overlay of the roadway prior to ownership transfer included polyurethane foam injection within  the area of historic cracking and settlement, along with a 2.5‐inch to 3‐inch pavement overlay. Post‐ ownership transfer, settlement has not only continued, but accelerated. The steepened embankment of  fill and overlying colluvium and likely lack of proper compaction, keying, and benching of fill materials  appear to be involved in long term creep of the Road embankment. The RGAR concludes that sliding of  the Road segment is locally incipient based on the increased rate of movement within the last few years,  especially for the outboard (downhill) portion of the Road prism. Although minimal groundwater was  encountered during the field investigations, soil saturation from precipitation could also be contributing  to sustained creep downslope.   The RGAR completed by the NCE Team presents two viable alternatives and cost estimates for stabilizing  the  Road  embankment.  Either  alternative  establishes  a  structure  outside  the  westbound  (downhill)  portion of the Road prism connecting them through the Road prism to help buttress the Road. One  alternative proposes the use of tie‐backs (soldier pile  with lagging) to apply compressive forces against  the  Road  prism,  and  the  other  uses  geogrid  fabric  (MSE  wall).  During  preliminary  engineering  the  preferred alternative will be selected and confirmed with the Town based on available ROW, costs, traffic  impacts, and environmental constraints.  The current recommendation is the solder pile and lagging wall  Figure 2. Two Dormant, Upslope     Landslides (Gray)  12 | Page      system that is less costly and disruptive allowing for one lane of traffic to remain open during construction  depending on final design and construction means and methods.  KEY ISSUES AND OPPORTUNITIES  NCE has identified several key issues and opportunities  based  on  extensive  knowledge  of  the  site  conditions,  investigations,  and  alternatives report. The NCE team  experience  delivering  similar  projects  for  other  public  agencies affords the Town confidence that we can meet  whatever challenges present themselves for the Shannon  Road project. A photo of one of our successful projects is  shown in Figure 3.    CONSTRUCTION COST  As the downslope creep and repair of the Road was unexpected and not included in the Town’s capital  improvement  plan,  managing  capital  costs  for  construction  must be  considered  a  major  issue  and  opportunity for reducing costs. Under planned circumstances the Town could entertain addressing Road  conditions with a sufficient budget. Instead, it must consider using reserve funds and postponing other  needed improvements to stabilize the incipient slope movement.    The NCE team as part of this proposal and our design approach has identified the following approach to  managing  and  reducing  construction  costs  below  the  current  preliminary  cost  estimate  that  we  developed:  The  inner  lane  exhibits  less  distress  and  is  fair  to  good  condition and suitable for use of  conventional mill and overlay treatments to reduce current preliminary pavement reconstruction  costs from $100/sy to $20 to $25/sy.  To prevent pavement distresses in the thickened  asphalt section in the outer lanes from reflecting  back up through the new pavement section and  to  allow  the  existing  valuable  asphalt  to  be  recycled in‐place, based on our experience and  speaking  further  with  a  pavement  recycling  contractor, we recommend pre‐milling at least  the top 4‐ to 6‐inches of the roadway to allow a  Full  Depth  Reclamation  (FDR)  reclaimer  to  penetrate through the bottom of the very thick  AC.  Then the reclaimer can pulverize the existing  roadway materials and recompact in‐place, and  then place a new 4‐ to 6‐inch HMA wearing  course.  This approach will reduce the current  preliminary  reconstruction  cost  by  40  to  50%  with a cost of $50 to $60/sy.  Working around existing utility poles is another  example of accomplishing the work for less cost  not to mention less time to coordinate with PG&E and telecom utilities.  While  there  are  advantages to clearing utility poles from the face of the embankment to maintain consistent earth  Figure 4. Narrow Roadway Guardrail Installation  Figure 3. Soldier Beam and Lagging  Retaining Wall, Bailey Road, Pittsburg  13 | Page      pressures against the slope, earth pressures can still be maintained with a gap in the wall by  bridging the gap with a grade or cantilever beam.  Maintaining the existing roadway width, drainage patterns, and elevations to the extent possible  will reduced the need for roadway cuts into the hillside, maintaining work within ROW, and less  construction and materials costs.   Another potential cost savings will be to place guard rail as close to the inside of the soldier  piles  as possible again to maintain the existing road prism as much as possible and within existing ROW.  Figure 4 reflects just such an installation with a narrow roadway installation.  TRAFFIC HANDLING  Either as a detour or with one‐way traffic control, maintaining eastbound and westbound traffic around  or through the construction site will require careful coordination. Connections for power supply to traffic  signals  are  often  a  constraint  in  working  these  situations.  Our  solution  builds  off  our  successful  engagements with Fehr & Peers in the past on stabilization projects such as Via Verdi in Richmond. For  the soldier pile and lagging alternative, the installation of 2 temporary traffic signals and a protective  barrier will allow travelers to pass east or west with minimal  queuing or delay. The power supply will be provided either  by solar or conventional, low‐noise generators. On the east,  the temporary signal will be established at the intersection  with Santa Rosa Drive. On the west, the temporary signal  will be established at Diduca Way. Advance warning signs  will be used to notify approaching vehicles of charges well  in advance. A protective barrier in the form of either k‐rail,  sand  barrels  or  water  filled  segmental  barriers  will  be  established on the outboard side of the centerline to inhibit  the  incursion  of  vehicles  into  the  active  work  zone  (cf.  Figure 5).  The soldier pile and MSE wall alternative will require the complete closure of the Road segment to allow  for placement of the geogrid fabric. The solution here is a traffic detour either be set up along Kennedy  Drive or along the combination of Hicks Road and Blossom Hill Road. As this out‐of‐direction travel will on  average increase travel time by 10 minutes, more extensive public outreach will be needed in comparison  with the soldier pile and lagging alternative to encourage public cooperation.  RIGHT OF WAY  The current vertical drop‐off on the downhill side of the Road ranges from 3 to approximately 20 feet with  a slope of 1.5 (V) to 1 (H). In its current condition, the downhill  slope is steep and a potential hazard for motorists. While  channelizers and signs reflect the nature of the hazard, the  risk has been present for several years. Consequently, the  installation of guardrail is recommended for consideration.  This will increase the width of the Road prism, add a bid item  to the engineers estimate, and may have ROW implications.  Also, the limits of public and private property lines in the RGAR  were placed using parcel maps provided by the Town (cf.  Figure 6). Several indicate that the current road may extend  into private property, which would  Figure 5. One Way  Traffic Control, Rifle  Range Road Figure 6. Portion of Figure 2C, RGAR 14 | Page      be unusual for a public roadway and will be further confirmed by ROW mapping during completion of  topographic surveys. This will be important to confirm as work outside Town ROW can be time consuming  to coordinate with outside stakeholders/property owners, particularly if ROW acquisition is required.   Our solutions for these ROW challenges are varied and multiple. First, we will refine the parcel maps  provided by the Town with a topographic survey. For this reason, the topographic survey is included in  the proposed schedule as one of the first items of work.   Next, we will complete a review of available Town data regarding collision records or accidents within this  section of roadway. Perhaps, if little to no accidents or collisions have occurred, it may be possible to use  a combination of reflectors, signs, and delineation to provide sufficient warnings that can avoid guardrail  placement.   Finally, it is possible to erect the guardrail as a vertical extension of the MSE or soldier pile wall. If we find  that ROW is indeed constrained, we can use this to shorten the horizontal dimensions of the project.   UTILITIES  A water line is known to exist along the inside, eastbound travel lane. Our current assumption and  approach to scoping this project is that this water line can be  sufficiently  located  and  roadway  rehabilitation and repair methods can be completed to avoid conflict, lowering, or relocation of this  waterline  to  reduce  design  and  construction  costs  and  additional  coordination with the San Jose Water Company.  If conflict cannot be  avoided  additional  scope  for  utility  coordination  and  design  consideration will be required.  Overhead electric and telecommunication lines as shown in Figure 7 are  also apparent above the Road, which will require consideration during  development of construction documents and during construction as to  the types of equipment and coordination needed by contractor working  next to these facilities.   Utility locations will be developed based on utility as‐builts and record  maps as well as use of ground penetrating radar (GPR) for improved  accuracy on the depth of the water line below ground surface. Also, if  required  we  will  specify  the  use  of  low‐overhead  construction  equipment working next to overhead lines.    CONSTRUCTION SCHEDULE  The current estimated number of working days for construction, excluding bid award, negotiation, and  mobilization, is likely greater than 60 days. With an notice to proceed for design in March and design not  be completed until late Summer this places construction in the fall and early winter months. We will  discuss the project schedule with the Town at the Kickoff meeting and discuss which tasks can be  processed in parallel during preliminary engineering and design to enable earlier PS&E delivery and  subsequently  earlier  advertisement  and  mobilization  dates.  We  will  also  evaluate  the  potential  to  complete  the  project  during  the  rainy  season  depending  regulatory, construction, and other site  constraints.   Figure 7. OH Utility Lines,  Sta 12+80  15 | Page      KEY ASSUMPTIONS  In order to deliver the most cost‐effective design strategy for this project, we have formulated the  following key assumptions:  TOWN’S RESPONSIBILITIES  NCE has assumed that the Town will be able to provide the following to the extent available:  1. Provide information regarding Town‐owned utilities (i.e., sanitary sewer and storm drain).  2. Provide project requirements, including design schedule, budget, constraints, and criteria.  3. Provide  review  and  approval  of  exceptions  to  geometric  roadway design  standards  when  appropriately documented with collision records, cautionary signage and delineation, and guardrail  placement.  TOPOGRAPHIC SURVEYING, BASE MAPS, AND RIGHT‐OF‐WAY  1. A topographic survey will be completed along the subject section of Shannon Road to establish a base  map sufficient for developing civil design plans. This will also include record data location of the  existing right‐of‐way for the mapping corridor.  2. It is assumed that all improvements will be completed within existing Town ROW. If based on title  report review and ROW mapping the private parcel adjacent to the proposed project improvements  is found to encroach into the roadway we have included additional ROW engineering services as part  of optional Task 5B.   UTILITY COORDINATION AND LOCATION  1. Assumes that utility poles on the uphill side of the alignment will not be impacted or relocated by the  project.  Further, it assumes that poles on the downhill side of the alignment can be bridged around  by either the MSE Wall or Soldier Pile and Lagging Wall.    2. NCE will prepare and distribute utility notification letters to collect facility maps and as‐builts, confirm  utility planned work, and notify utilities of the Town’s proposed slope stabilization project. NCE will  prepare and distribute a second round of letters including utility location information based on ground  penetrating radar (GPR) that is provided for the subject street section to solicit feedback and need for  utility relocation or adjustments.  3. Low hanging overhead utility lines will be considered in construction documents as needed.   4. Regarding the water line beneath the eastbound lane within the project limits, beyond obtaining as‐ built records from the San Jose Water Company, NCE will conduct a ground penetrating radar survey  to determine water line depths below grade.  Traffic control for completing GPR to be provided by  the NCE.  In the event the MSE and Soldier Pile Combination Wall is selected as the preferred  alternative, we assume that temporary supports during excavation for the geogrid fabric will enable  continued operation of the water line in‐situ.    5. No known utility covers or manholes are present along the alignment within the project limits.  6. For the purposes of this scope of work it is assumed that utility relocation or lowering is not required.  PAVEMENT TESTING AND DESIGN  1. Pavement design will be based on Caltrans Standards with a combination of supplemental coring,  laboratory testing of subgrade, and pavement condition surveys.  2. Pavement coring will be performed with spacing criteria and bulk samples as follows:  16 | Page      a. Up to two pavement cores will be obtained approximately every 750 feet within the eastbound  lane (inner lane) to estimate the pavement section thickness, as previous geotechnical exploratory  borings were located within westbound (outer lane) only.  b. Up to two bulk samples of subgrade for laboratory testing will be obtained.  3. Base repairs will be measured in length and width for the eastbound lane only to advise for the case  if the soldier  piles with lagging alternative is selected. It is the intent that base repair quantities will  be for bidding quantity purposes only and that actual locations will be marked by NCE with the Town’s  inspectors prior to construction.  4. A no‐fee encroachment permit will be pulled with the Town for all pavement testing if required.  5. A half‐day of traffic control for pavement coring will be provided by NCE.  TRAFFIC STRIPING  1. Final traffic signing and striping is assumed to match existing striping, any revisions will be reviewed  with the Town.  2. A review of SWITRS data including the most recent available 3‐year continuous record of accidents  within the project limits is included as part of this scope.  TRAFFIC HANDLING PLANS  1. In the case of selecting the combined MSE wall and soldier pile wall with lagging, traffic handling plans  in the form of detour plans will be prepared assuming full Road closure. In the case of selecting the  soldier pile with lagging wall alternative, the traffic handling plans will assume one‐way traffic control  with temporary traffic signals. In either case draft traffic handling plans will be submitted as part of  preliminary engineering to the Town traffic engineering group for review and comment.   DRAINAGE  1. No major drainage improvements are assumed for this project requiring significant stormwater drain  and pipe alteration and/or reconstruction.  2. The project will, to the extent possible, and within the context of proposed stabilization address visible  drainage issues including structural backfill. However, it should be noted that no existing drop inlets  or paved ditches exist within the Road segment.  ENCROACHMENT PERMIT  1. NCE will apply for no‐fee Town encroachment permits for all field work, including pavement coring  work, if required.   BID PACKAGE  1. NCE has assumed for the purposes of developing bid packages the following:   Shannon Road Embankment Stabilization Project – Bid Fall 2021  CEQA DOCUMENT  1. The documentation required for CEQA is assumed and judged based on current information and  planned roadway repair project to be a Categorical Exemption.  2. If for any reason the project does not qualify for a Categorical Exemption or new information arises  indicating the presence of critical habitat or historical/tribal resources within or adjacent to the  project, NCE can prepare and provide support for CEQA compliance, additional technical studies,  and/or regulatory permits for additional scope and fee.   17 | Page      SCOPE OF WORK  TASK 1 – PROJECT MANAGEMENT  This task will include an initial kick‐off meeting and progress meetings to update the Town with the results  of studies and the development of contract documents. Regular meetings afford direction and feedback  from the owner which are invaluable in navigating the multitude of decisions needed for successful project  selection and implementation. Microsoft TEAMS software will be used to allow the seamless sharing of  information and for virtual meetings . Agendas will be provided in advance of the meetings. A summary  of meeting notes and action items will be provided after each meeting along with decisions reached and  schedule updates. In keeping with the Town’s Agreement for Consultant Services, progress reports and  invoices will be submitted monthly.  NCE’s Project Manager will arrange a Kick‐Off Meeting with the Town to initiate work on the project. The  objectives of the Kick‐Off Meeting will be:  Review of the Scope of Work  Establish Lines of Communication  Confirm Deadlines  Establish Project Schedule and Milestones  Define Design and Operation Criteria.  Whether a simple preventive maintenance project or a complex reconstruction project, it is critical to  establish effective lines of communication with, and coordination amongst, the various stakeholders from  the start to ensure the delivery a high‐quality project within budget and on schedule.  In addition to Town staff (Engineering, Maintenance, etc.), NCE will research and coordinate, as‐needed,  with other agencies such as PG&E, AT&T, Verizon, Comcast, San Jose Water Company, etc., to identify any  potential conflicts, requirements, or design issues early to help minimize delays (and costs) later in the  design process or during construction. At the Kick‐Off Meeting, key deliverables for each Task and the  Project Schedule would be reviewed and adjusted accordingly to meet Town needs.  NCE is very sensitive to construction costs, particularly the volatile price of materials, which have affected  the scope of many similar projects. In order to keep the Town aware of overall project costs, NCE will  begin developing Preliminary Engineering Cost Estimates as soon as we have developed our engineering  design recommendations to closely monitor any potential funding issues, which may develop.   Throughout the project, NCE staff will be available to attend regularly scheduled progress meetings with  the Town, to maintain good communications, to offer up efficiency and reduce the number of design  review and coordination meetings. Therefore, we have assumed up to three (3 ) meetings. The purpose  of the progress meetings will be to identify and resolve any design or funding issues that may surface in a  timely  manner,  present  design  alternatives  and  recommendations to  Town  staff,  and  continue  coordination with project stakeholders as necessary.  NCE will also prepare exhibits for Town outreach and Council meetings. Up to two outreach meetings and  2 Council meetings are included in our scope with up to 2 exhibits for each meeting. If attendance at  additional exhibits or meetings is necessary, they can be added to the scope for an additional fee.  Deliverables:  Project schedule  Meeting agendas and summaries  18 | Page      Monthly progress reports and invoices  Project schedule update  Exhibits for public outreach and Council meetings.  TASK 2 – PRELIMINARY ENGINEERING  Preliminary engineering gathers data needed to prepare roadway and structural designs and develop  construction documents including design data gathering, topographic surveys and ROW information,  seismic  survey  and  geotechnical  design,  utility  location  and  coordination,  pavement  design,  and  environmental.   TASK 2A – DESIGN DATA GATHERING  NCE will review relevant available data and records from the Town, public and private utility providers,  and other sources that may be appropriate to support the preparation of project contract documents.  These may include, but are not limited to, the Town drainage structure  inventory  maps,  aerial  photographs of the Town; as‐built Road improvement and infrastructure plans, striping and markings, as‐ built plans from utility providers, including any preliminary plans for future work that may conflict with  this project. Along with the maps previously used with the phase 1 investigation, the gathered information  will be compiled and included in the base map used for design. Based on our review we will identify any  data gaps or missing information and provide this information to the Town for review and discussion. NCE  will also confirm with adjacent County of Santa Clara property if encroachment permits are required to  conduct proposed work.   Subsurface moisture beneath roadways is known to reduce the useful life of the pavement placed above.  Currently, there are no known culverts for this segment of Shannon Road. Consequently, drainage occurs  by sheet flow based on road superelevation and crown. While it is possible to insert a culvert through  both the lagging of a soldier pile and an MSE wall without compromising wall integrity, a less expensive  option is the employment of a roadside ditch or vee channel.   A  brief  review  of  existing  drainage  conditions  will  be  reviewed  with  the  Town  and  if  drainage  improvements are required beyond existing drainage facilities will be incorporated into the design.   Deliverables:  Drainage technical memo.  TASK 2B – TOPOGRAPHIC SURVEY & ROW  NCE’s Project Surveyor will complete monument/control recovery, field investigation and field surveys  sufficient  to  prepare  a  design  level  topographic  mapping  product for the  portion of Shannon Road  beginning approximately 100 feet westerly of Diduca Way and extending to approximately 100 feet  southerly of Santa Rosa Road. The mapping corridor will begin at a point approximately 5’ from the edge  of pavement on the southerly (upslope) side and extend to approximately 30 feet northerly of the  northerly (downslope) edge of pavement.   The final topographic base sheet shall be compiled at 20 scale with a 1’ contour interval and include cross  sections/spot elevations at an approximate 50’ interval. The topographic data to be collected is more  specifically defined as:  Cross‐sections at 50’ intervals, along with additional spot elevations as required to define the road  alignment and grade, as well as the slope/bank. Typically, the cross section will include top or toe  of banks, ditches, edge and centerline of pavement, and grade breaks.   19 | Page      Surveyed locations for significant surface features, such as pavement or concrete, driveways,  striping, fences, surface utilities, trees (over 4‐6” in diameter on tree survey requirements), signs,  utility poles, and streetlights will be included. Sanitary and storm drain structures will include rim  elevations, invert elevations, pipe size & direction for all accessible structures within the mapping  limit.   Location of all recovered street monumentation within the mapping corridor (for preservation  and Record ROW purposes).  Location of underground utility locator markings.  Provide a finish drafted topographic survey in AutoCAD Civil3D, including a dtm surface.  Based upon a combination of record data and any monuments collected during topographic surveying,  NCE’s surveyor will calculate and show the record data location of the existing ROW for the length of the  mapping corridor. Additionally, our surveyor will calculate and show the location of each adjoining parcel  lot line from record data (assessor’s parcel data, record mapping and apparent lines of occupation).  Horizontal and vertical datums shall be based upon the Town of Los Gatos survey network control.   Note: This scope does not include the preparation of legal descriptions for any easements that may be  necessary to facilitate construction of the work. If work extends beyond existing Town ROW, our surveyor  can provide this for additional scope and fee.   Before the survey can be made, an encroachment permit will be completed with the Town if required for  traffic control, which is assumed to be provided by the Town as previously done for cost savings.   Deliverables:   Topographic survey file  Tree location survey file (> or = 4‐6”)  TASK 2C – SEISMIC SURVEY AND GEOTECHNICAL DESIGN  An essential component of accurate retaining wall design includes depths‐to‐bedrock. The depth to  competent material directly impacts the design height and corresponding cost of the retaining wall.  Exploratory borings are widely spaced and located several feet from the edge of the embankment where  the retaining wall will be located. The result is a depth to bedrock profile that is interpolated both laterally  and longitudinally. Assumptions based on the interpolation may result in a retaining wall that is over‐ designed or subject to potential changed conditions claims.  A geophysical seismic refraction survey (Figure 8) could be effectively used to more clearly identify the  depth to bedrock along the downslope edge of the roadway. This additional information will fill in the  gaps between the geotechnical borings and provide a continuous geologic profile showing the ground  surface and the depth to competent material.   20 | Page      This study will allow accurate development of the Geotechnical Design Report. This report will include all  the calculations and dimensions needed to complete the structure design of either the combination MSE  and soldier pile wall or the soldier pile and lagging wall.      Deliverables:  Seismic Refraction Survey – including seismic velocity tables and contour drawings  Geotechnical Design Report – including structure calculations.  TASK 2D – UTILITY LOCATION AND COORDINATION  NCE will coordinate with utility agencies early in the design process to help avoid potential construction  delays and unnecessary disruptions to public services. Known utilities along this stretch of Shannon Road  include both San Jose Water Company and PG&E. At least one telecommunications company is also  present along the poles located on the uphill (eastbound) side of the Road. Initial contact with PG&E will  enable identification of which telecom provider(s) occupy space on the PG&E poles.   Utility  coordination  will  be  a  critical  item  to  keep  utility  providers informed about the project and  schedule. One of the first and earliest items that NCE will complete is reaching out to our contacts with  PG&E and San Jose Water Company by telephone. This will be followed up by sending notification letters  to applicable utility providers along with a preliminary project schedule for design and construction. We  will also request utility as‐builts and record drawings. This will allow utility providers to plan maintenance  on their facilities prior to a moratorium during construction.   NCE will also carefully document all utility coordination notifications, emails, conversations, and meetings  with utility contacts and information in a matrix format with dates of contacts and mailing detailed in this  matrix. Follow‐up calls will be made for each of the above notifications to confirm receipt. NCE will also  keep the Town informed of any project delays related to utilities.   While the overhead utility poles themselves are located off the traveled way, lines strung between the  poles cross over the Road prism itself. Consequently, drilling and excavation equipment associated with  construction will need to be cognizant of these low overhead‐lines and protect against line strikes.   The RGAR reflects the location of a water main along the inside (eastbound) travel way for the entire  length of the Road segment. Although San Jose Water Company may have as‐built information about this  Figure 8. Determining Depth‐to‐Bedrock Using Seismic Velocity Contours, Bailey Rd, City of Pittsburg  21 | Page      water line, our scope includes a ground penetrating radar (GPR) survey to enable improved location  accuracy below existing grade.   Using GPR, NCE’s utility locator will field locate utility alignments and depths for utility mains and laterals  to the extent that GPR methods can detect utilities. If GPR cannot establish utility alignments and or  depths, potholing may need to be completed for additional scope and fee. GPR along utility mains will be  marked at various locations along the subject street section, and the accuracy for the electronic depths  will depend on the soil conditions and utility material. Traffic control will s be provided by  NCE’s utility  locator.  Neither milling and overlay of HMA nor drilling of tie‐backs are expected to come close to contacting the  water line, however selection of the MSE alternative plus soldier pile wall alternative could expose the  water line as a result of geogrid placement.    Deliverables:  Utility notification letters  Utility contact matrix  Marked utility depths and alignments and data.  TASK 2E – PAVEMENT DESIGN  NCE will perform a pavement condition survey of the travel lanes based on visible distresses. Pavement  condition surveys serve the purpose of further refining the appropriate rehabilitation/reconstruction  strategy in relation to the distress caused by downhill creep of the Road prism and traveled way.   This condition survey will generally note the presence of load related and environmental distresses, such  as alligator cracking, longitudinal and transverse cracking, rutting, patches and utility cuts, distortions and  depressions as they pertain to developing appropriate pavement treatments. In addition, potential base  repairs will be identified in the condition survey. Base repairs will be marked in the field on the pavement  in white paint, numbered, and verified prior to construction.   NCE will collect up to four (4) pavement section core samples (4” – 8” diameter cores) in the eastbound  lane (inner lane). These will supplement the 13 borings already sampled in the westbound lane. For each  core sample, NCE will measure and record the thickness and material type of each layer encountered in  the pavement structural section, including the presence of any pavement reinforcing fabric.  A half‐day of  traffic control by NCE is provided in our cost estimate for this subtask.   Bulk samples of subgrade will be obtained in support of structural section design. We will collect bulk  samples of subgrade materials at the core locations for laboratory testing such as R‐value, moisture  content and Atterberg Limits (plasticity index) determinations. Our current fees assume 2 bulk samples  will be obtained for testing. The thickness of aggregate base (AB) will be measured at all core locations.  Using the data obtained from the 4 supplemental corings, the laboratory test results from these samples,  the 13 original borings and their laboratory data, NCE will perform pavement analysis and design services,  and develop pavement rehabilitation and reconstruction recommendations for both the westbound and  eastbound traveled lanes and shoulders. NCE will perform its analysis in accordance with the Caltrans  Highway Design Manual.   NCE will develop pavement structural section recommendations expressed in the form of a Traffic Index  (TI) that will be provided by the Town. NCE will develop recommendations including, but not limited to,  the following:  22 | Page      Reconstruction  o Hot Mix Asphalt (HMA) over AB  o Full Depth HMA  o FDR  Conventional Hot Mix Asphalt (HMA)   Rubberized Hot Mix Asphalt (RHMA)  Alternative rehabilitation methods if feasible (in‐place recycling, mill & fill treatments, etc.)  Locations and treatments of failed pavement sections (base repairs)  Full‐width milling and wedge grinding requirements.  NCE will then summarize its recommendations in a pavement design memorandum to the Town that, at  a minimum, will include the following:  Results of pavement condition surveys, coring, and laboratory testing  Description of testing procedures and analysis performed for the project  Recommended alternatives for rehabilitation and reconstruction.  NCE will submit two (2) copies of its draft technical memorandum to the Town for initial review. Upon  receipt of any comments from the Town, NCE will then prepare its final technical memorandum, which  will  be  signed  and  stamped  by  NCE’s  Pavement  Engineer.  Two  (2) copies  of  the  final  technical  memorandum  will  then  be  provided  to  the  Town  reflecting  any  comments on the draft technical  memorandum. NCE will also develop an encroachment permit application for the coring work.   Deliverables:  Encroachment permit application – traffic control provided by Town for pavement coring  Draft and Final pavement Technical Memorandums.  TASK 2F – ENVIRONMENTAL (CEQA CATEGORICAL EXEMPTION)  Projects  that  are  subject  to  the  discretionary  approval  of  a  government  agency  must  comply  with  California  Environmental  Quality  Act  (CEQA)  regulations  and  procedures.  Based  on  our  experience  fulfilling CEQA requirements for roadway repair projects of similar nature, this project will likely qualify  for a Categorical Exemption as described  at California Code of Regulations in Article  19, Section 15301 – Existing Facilities or  Article 19, Section 15302 – Replacement  or Reconstruction.  A visual assessment of the project area  will  be  conducted,  databases  will  be  reviewed,  and  the  project  area  will  be  assessed  for  exceptions  to  the  CEQA  exemptions per CEQA Guidelines Section  15300.2. Factors related to the potential  for exceptions to be documented in the  administrative  record  include  biological  resources, historic resources, hazardous  waste lists, State scenic highways, flood hazard areas, and fault zones. NCE will prepare an administrative  record supporting the determination for the Town’s files. NCE will then prepare a Notice of Exemption  (NOE) form (Figure 9) for the Town to review, sign and file with the County Clerk. Whereas the project is  Figure 9. California’s OPR’s Notice of Exemption Form  23 | Page      not of regional significance and there are no State responsible entities, there is no need to file with the  State Clearinghouse.   The Categorical Exemption will be supported by an administrative record that includes brief biological and  cultural  resource  technical  memoranda.  Based  on  preliminary  database  research,  the  project  area  contains no critical habitat for federally listed special status plant or animal species. However, three  special status plant species have current ranges that overlap the project area, according to the US Fish  and Wildlife Service. While we believe the potential is low for these plants to occur within and adjacent  to the roadway, our proposed reconnaissance‐level survey will confirm this assumption, and our findings  will be presented in a tech memo and described below.       The biological resources technical memorandum will include a database review and a reconnaissance‐ level field survey. Additionally, in support of a potential tree removal permit application and during the  reconnaissance‐level field survey, NCE will also identify tree species greater than 4 inches in diameter (as  collected by our surveyor during topographic surveys) that may require trimming or removal. The results  of the field survey, relevant field observations, and findings will be presented in a biological resources  technical memorandum.   NCE assumes the tree trimming and removal can be completed per Section 26.10.063 of the Town’s  municipal code for removal required for Capital Improvement Project, repair of a geologic hazard, and/or  interferes use of pavements. A tree removal permit application will be completed and submitted to the  Town for review.   The cultural resources technical memorandum will present the findings of a record search request from  the Northwest Information Center and a brief pedestrian survey. Given NCE’s experience with small road  rehabilitation projects and the location of the present project on steep slopes, away from perennial water  sources, the probability of encountering historical resources (as defined by CEQA) is judged to be low. For  this project, NCE assumes no cultural resources will be identified. In addition, because an NOE is assumed  for this project, AB52 Native American consultation is not required. If historical resources (which can also  be tribal resources) are identified as a result of the records search, as part of the pedestrian survey, or as  provided by the Town, NCE can initiate Native American consultation on behalf of the Town for a separate  scope and fee.      24 | Page      Deliverables:   CEQA Notice of Exemption  CEQA Administrative Record  Biological resources technical memorandum   Cultural resources technical memorandum  Tree removal permit application  TASK 3 – PLANS, SPECIFICATIONS, & ESTIMATES (PS&E)  TASK 3A – 35% PS&E  Upon completion of preliminary engineering, the project team will prepare a 35% Plans, Specifications,  and Estimate of Probable Construction Cost (PS&E) for the project. The 35% plans will depict the basic  roadway repair plans and outline of details, required tie‐in into existing features, new paving of associated  roadway, drainage flow lines, traffic handling, draft profile‐and‐plan views, retaining wall and either tie‐ back or geogrid systems, structural and roadway detailing, and construction limits. The plans will be  accompanied by and outline of draft technical specifications and an engineer’s estimate. The combined  plans, specification, and estimate (PS&E) will be reviewed for quality assurance and edits incorporated  prior to delivery to the Town. Upon completion of the Town’s review a Review meeting will be held to  discuss the 35% PS&E package. The following plan sheets are anticipated:            Name      No. of Sheets  Title Sheet     1  Notes, Legend and Abbreviations    1  Survey Control     1  Traffic Handling    1 (Alt 1)/ 5 (Alt 2)  Excavation/ Demolition    2  Plan and Profile     3  Retaining Wall Plan and Profile      6  Pavement, Guardrail and Drainage Details  3  Retaining Wall Details    3  Water Pollution Control    2  Signing and Striping    3              26/ 30  As  part  of  the  35%  design,  CE&G  will  finalize  the  retaining  wall  design.  Calculations  made  during  development of the Geotechnical Design Report will be verified and included with a structures design.  The Engineer’s Cost Estimate will be prepared in MS Excel format and will be based on the most recent  construction cost data available to NCE for projects of this type. Because of NCE’s involvement in the design  and construction of numerous similar projects throughout California, we are confident in our ability to estimate  the construction cost of the Town’s project. This initial estimate will then be updated and refined as the design  effort progresses. It is assumed that the Town will require a 10‐day review/comment period once the 35%  PS&E package is submitted.  Deliverables:   35% Plans (electronic ‐ pdf)   Outline of Technical Specifications  Engineer’s Estimate of Probable Construction Cost.  25 | Page      TASK 3B – 65% PS&E  Upon  completion  of  35%  PS&E  review  meeting,  the  NCE  team  will  begin  resolving  comments  and  incorporating edits from the 35% review meeting into the 65% PS&E set of contract documents. The team  will also conduct a constructability review prior to submittal to the Town to ensure anticipated means and  methods by any contractors for completing the work in the field. NCE will provide a response to each  comment that is included in a comment table provided by the Town. The 65% PS&E will include additional  design information and details typically expected at this stage of completion. The 65% PS&E package will  then be packaged and submitted similar to the 35% PS&E unless directed otherwise.  The contract documents (proposal, special provisions, and technical specifications) will be developed for  the project to fit the anticipated work items. The Contract documents will be prepared in MS Word and  according to the Town’s format. For the purposes of this proposal NCE assumes that standard front end  and specific provisions templates will be provided by the Town. The special provisions will follow both the  Town’s and Caltrans’ standard formatting conventions.   NCE also believes that an efficient yet thorough Quality Control/Quality Assurance program is essential for  getting the maximum value out of every dollar spent on construction. Projects designed by NCE therefore,  contain technical specifications that attempt to optimize the balance between using rigid, but time‐tested,  specifications and meeting local agency needs, with the goal of obtaining the very best value for its clients.  NCE recognizes the value of incorporating Caltrans Standard Specifications in projects such as these, both  because these specifications have been developed by an agency that designs and builds a vast amount of  highway work, and because most contractors performing public works construction in Northern California  are familiar with them. Caltrans, however, has the resources to administer projects quite differently than  most local agencies, so NCE advocates modifying the Caltrans Standard Specifications to better fit the  abilities, needs, and budgets of municipal agencies.  The Engineer’s cost estimate will also be updated to reflect the revised quantities of work depicted on the  plans. It is assumed that the Town will require a 10‐day review/comment period once the 65% PS&E package  is submitted.  Deliverables:   Tabulated response‐to‐comments at 35% PS&E Review meeting  35% Plans (electronic ‐ pdf)  Technical Specifications  Engineer’s Estimate of Probable Construction Cost.  TASK 3C – 100% PS&E  The 100% PS&E will be revised to incorporate comments received from the Town. NCE will again meet  with the Town to review these comments, from which the final (Bid Set) PS&E will be prepared. Similar to  100% PS&E, NCE will provide a response to each comment that is included in a comment table provided  by the Town. The final (Bid Set) PS&E will include all notes and details necessary for construction. One  reproducible copy of the final (Bid Set) PS&E will then be packaged and submitted similar to the 100%  PS&E  unless  directed  otherwise.  Upon  receipt  of  the  Town’s  final review comments, the project  documents will be finalized for bidding purposes.  A final quantity calculation will be tabulated, and this will be entered into the final Engineer’s cost estimate  for the project. All final documents will be reviewed, stamped, and signed by NCE’s registered civil  engineer, and the final PS&E will be delivered to the Town in both hard copy and electronic formats.  Deliverables:   26 | Page      One wet‐signed and one electronic file of the final plans, technical specifications, and engineer’s  estimate.  The  electronic  files  for  the  final  construction  plans,  specifications,  and  engineer’s  estimate  will  be  in  AutoCAD  2018  or  later  version,  Microsoft  Word,  and  Microsoft  Excel,  respectively.  TASK 4 – CONSTRUCTION ADMINISTRATION  TASK 4A – BIDDING SUPPORT SERVICES  Services during advertisement and bidding include assistance during the pre‐bid conference, responding  to questions received about the project design, and preparation of any addenda and/ or clarifications to  the PS&E that are deemed necessary. NCE can also assist the Town in determining the responsiveness of  bids received, with checking and tabulating bid results, and with developing recommendations for award  of a construction contract to the Town Council.  Deliverables:  Attend pre‐bid meetings   Prepare responses to questions received regarding project design  Prepare bid addenda as necessary  Provide assistance with bid responsiveness (as needed).    TASK 4B – CONSTRUCTION SUPPORT SERVICES  NCE will provide support services to the Town during the construction phase of the project. At a minimum,  these  services  are  anticipated  to  include  attendance  at  the  pre‐Construction  Conference,  reviewing  Contractor submittals and responding to Contractor requests for information, field marking and verifying  measurement of base repair (digout) areas, providing recommendations for any necessary construction  changes  due  to  unforeseen  field  conditions,  assisting  with  the review  of  Contract  Change  Orders,  participate in the final inspection and assistance with identifying punch list items, and preparation of  Record Drawings from marked as‐built plans supplied by the Town’s Contractor. The Record Drawings will  be furnished to the Town in both printed and electronic formats.   Deliverables:   Attend pre‐construction conference  Assist with the review of contractor submittals and RFIs as necessary  Provide recommendations for any necessary construction changes due to unforeseen conditions  Assist with review of contract change orders  Upon receipt from the contractor of redlines, record drawings in full‐size hardcopy (1 copy, 22” x  34”), pdf, and CAD format.  TASK 5 – OPTIONAL ADDITIONAL SERVICES  The Town has requested clarification on issues that have the potential to arise during design and for one  or both of the alternatives under consideration.  The following supplements our original proposal to  improve  expectations  should  unforeseen  circumstances  arise.    Two  general  areas  of  concern  are  environmental resource determinations and right‐of‐way engineering.  These are outlined below.   TASK 5A‐ENVIRONMENTAL SERVICES  At the discretion of the Town, NCE can conduct up to three (3) pre‐construction nesting bird surveys as  additional service and is included as an additional cost in our fee estimate. While these surveys are not  27 | Page      required, if there is the potential to impact nesting migratory birds in the project area, the Town should  consider completing these surveys to minimize the risk of a nesting migratory bird take, a potential  violation of federal and state laws protecting migratory birds. The intent of the pre‐construction surveys  is to verify no nesting migratory birds will be impacted by construction activities (e.g., tree removal,  vegetation trimming or removal, or ground disturbance). Following each nesting bird survey or once all  pre‐construction surveys have been completed, NCE will prepare a brief letter report detailing the findings  from the pre‐construction survey. NCE assumes no nesting birds will be found.   We judge based on the type of roadway repair work to be completed we have developed the appropriate  scope of environmental document services and in the less likely event additional cultural and biological  resources and/or permitting are required beyond our current assumptions these services can be provided  for additional scope and fee not currently estimated herein.   Deliverables:  Nesting bird survey letter report.    TASK 5B‐ROW ENGINEERING SERVICES  The Geotechnical Alternatives Report identified two parcels encroaching into the operating right‐of‐way  of the roadway.  Our surveyor has identified the APNs for these parcels.  While one of the parcels is owned  by the Town, the other is identified as a private party.  If necessary, a title reports will be obtained by our  surveyor.    In  the  unlikely  event  that  the  private  party  encroachment  cannot  be  resolved  by  the  topographic survey, ROW mapping, and title reports ROW services will be completed.    Depending on project needs and discussions with the  private  property owner, to secure the rights  necessary for the project a permanent easement, temporary construction easement, and or partial fee  acquisition may be required. For properties less than $10,000 a valuation can be used in‐lieu of appraisal.   Should the property be over this threshold then an appraisal would be conducted. Services included for  ROW would include the following for any rights needed:  1. Initial  research  and  review  of  all  parcel  conditions  including title  review  for  potential  encumbrances that would impact any acquisition.  2. An initial valuation estimate to determine if an appraisal is necessary for the rights seeking to be  acquired.  3. Initial meeting with the property owner at the property to review the plans for the project, the  impact to their property, discuss their concerns, and collect information germane to the valuation  and negotiations.   4. Engage in information exchange and negotiations with the property owner necessary to secure  agreements for rights needed.   5. Coordinate any appraisals needed with the owner and appraiser. Or prepare a valuation in‐lieu of  appraisal.   6. Prepare offer package including all documents needed to acquire and close any acquisitions.   7. Negotiate in good faith with the owner.  8. Participate in meetings with the Town’s legal counsel and any study sessions with the Town  Council needed.  28 | Page      9. Open and coordinate escrows including and reconveyances.   \ In support of any necessary acquisition or easement our surveyor would prepare legal descriptions for  the deed and plats.  In the unlikely event of an issue developing with the parcel owned by the Town or  annexed roadway area from the County our right‐of‐way consultant can also assist in attending meetings,  performing negotiations with the County, release of rights or abandonments, and reconveyances.   Property Valuation and/or Appraisal  Title Report(s)  Legal Descriptions and Plats  Meetings and Negotiations  Land  Rights  Acquisition  for  Permanent  Easement,  Temporary  Easement  and/or  Partial  Fee  Acquisition     PROJECT SCHEDULE  The intent of this design schedule is to complete construction documents within 5 to 6 months for late  summer bidding or earlier if possible and desired by the Town, which can be discussed further and  confirmed with project objectives during project kick‐off. Fall and Winter bidding will allow the Town to  secure more competitive bidding but places construction in winter months and may require delay of  construction to spring months depending on weather, construction, regulatory, and other site constraints.          Richmond, CA501 Canal Blvd., Suite I Richmond, CA 94804 (510) 215‐3620            Richmond, CA 501 Canal Blvd., Suite I  Richmond, CA 94804  (510) 215‐3620 COST PROPOSAL  The following represent hourly rates for NCE and our team members:      31 | Page              32 | Page                        33 | Page      34 | Page          35 | Page      NCE will provide the defined scope of work on a lump sum basis for an estimated fee of $434,900. The  price breakdown by task is attached. Total compensation will not exceed the amounts set forth without  receipt of prior written authorization from the Town.                                                Richmond, CA501 Canal Blvd., Suite I Richmond, CA 94804 (510) 215‐3620      Richmond, CA  501 Canal Blvd., Suite I  Richmond, CA 94804  (510) 215‐3620        The NCE team is excited to have this opportunity to complete construction documents for the Shannon Road Repair  project based on the work we have already completed to date. As a principal with NCE, I am authorized to sign contracts  on behalf of NCE and will be the point of contact should you have questions. I can be reached via phone at (510) 215‐3620  or via email at rshafer@ncenet.com or via mail at NCE, 501 Canal Boulevard, Suite I, Richmond, CA 94804. NCE looks  forward to your favorable review of our qualifications and continuing our work with the Town.  Sincerely,  NCE      J. Ryan Shafer, PE, GE      Lee Taubeneck, PE  Principal    Project Manager    Attachments:  A. Key Staff Resumes