Loading...
03 Attachment 1 Exhibit A - Scope of Services8055 Camino Arroyo  Gilroy, CA  95020  T 408‐848‐0300 Page 1 of 14 S:\Marketing\Proposals\Public Proposals\Locations E thru L\Los Gatos, Guardrail Replacement (2019)\Revised after Scoping Meeting\LG GRR Proposal Revised 03.docx February 20, 2020  Lisa Petersen Assistant Public Works Director/Town Engineer  Town of Los Gatos‐Parks and Public Works Department  41 Miles Avenue  Los Gatos, CA 95030  RE: Revised Scope of Services for Los Gatos Guardrail Replacement Project  Dear Ms. Petersen:  Ruggeri‐Jensen‐Azar (RJA) is pleased to provide professional engineering services for guardrail  replacement improvements at several different locations throughout the Town of Los Gatos.  The  original proposal and scope of work for this project (dated December 17, 2019) was submitted  to the Town on December 18, 2019.  Since then, RJA has coordinated with Town staff through  several phone conversations, as well as one project scoping meeting on January 16, 2020.  During  this coordination, Town staff has decided to implement a much simpler approach to the design  aspect of replacing the guardrails.  This revised scope of work and fee estimate reflects our  understanding and assumptions based on the new direction from Town staff, and they supersede  RJA’s previously proposed scope of work and fee estimate.  The project understanding,  assumptions, and specific services to be provided are described in Exhibit A of this proposal.  The  proposed fee estimate is included in Exhibit B.  RJA will retain sub‐consultant services from Hunting Environmental (for environmental  engineering) and ActiveWayz Engineering (for QA/QC). Both of these consultants are DBE firms,  and their assistance on this project will fulfill the project’s DBE requirement. Terms of this  agreement will be as set forth in the Town’s “Agreement for Consultant Services” contract.   Hourly rates will adhere to the previously completed 10‐H2 form.  We appreciate having the  opportunity to assist you with this project, and we look forward to providing you with excellent  service.  If you need additional information, please contact me at your convenience.  Respectfully Submitted, Ruggeri‐Jensen‐Azar Leo Trujillo, PE, TE Sr. Project Manager T 408‐848‐0300  ǀ  LTrujillo@RJA‐GPS.com  EXHIBIT A   Page 2 of 14      S:\Marketing\Proposals\Public Proposals\Locations E thru L\Los Gatos, Guardrail Replacement (2019)\Revised after Scoping Meeting\LG GRR Proposal Revised 03.docx EXHIBIT A  SCOPE OF SERVICES  For  LOS GATOS GUARDRAIL REPLACEMENT PROJECT  TOWN OF LOS GATOS    RJA JOB NUMBER: Proposal    TYPE OF WORK: Civil & Traffic Engineering Services    CLIENT: Town of Los Gatos    BACKGROUND:    The Town of Los Gatos (TLG) has secured federal funding for design and construction of guardrail repairs at several  locations and published an RFP soliciting proposals for guardrail design. The RFP identified a broad range of services  that could be incorporated into responses but was purposely vague on what the specific scope of work was to entail.  We understand that this was to allow creativity and flexibility on the part of the design firms responding to the RFP,  and provide the Town with a “buffet” of services to select from. RJA studied the RFP guidelines and prepared a  comprehensive scope of work that covered the full range of services identified in the RFP. This scope was presented  in our proposal dated December 17, 2019 and included allowances for road widening, earthwork, and retaining  walls in addition to guardrail repair. This scope was comprehensive in that it incorporated the very latest design  criteria that have yet to be adopted by most local agencies and had an associated fee well over the Town’s budget.    On January 16th, RJA and Town staff met to discuss scope modifications needed to bring design fees and budgets  into alignment. At this meeting the Town stated the following project goals and design guidelines should be  incorporated into the scope of services:  1. Repair wooden guardrails identified in the federal grant;  2. Employ creativity and engineering knowledge to incorporate current Town Standards, to the maximum  extent possible, in the new guardrail design. “To the maximum extent possible” was further clarified to  preclude construction of new retaining walls or placement of earthwork embankments to create wider  roadbeds as may be necessary to achieve full compliance with Town standards.  3. In situations where strict compliance to Town Standards is not possible, the standards will be modified to  meet the intent of the standard. For example, when the dimension between a guardrail post and the slope  hinge point cannot be met, the post length and possibly other post dimensions shall be increased based on  engineering knowledge.  4. The Town Standards will serve as the basis of design. Other standards, such as MASH and the latest Caltrans  standards do not apply to this project.   We have modified our original proposal based on these goals and guidelines. This proposal now fully supersedes  our December 17, 2019 submittal. The following assumptions and understanding further clarify how we interpret  the general guidelines outlined above.            Page 3 of 14      S:\Marketing\Proposals\Public Proposals\Locations E thru L\Los Gatos, Guardrail Replacement (2019)\Revised after Scoping Meeting\LG GRR Proposal Revised 03.docx ASSUMPTIONS & UNDERSTANDING:     The project is funded with HSIP Federal dollars. As such, some federal processes will apply. There has been  some misunderstanding on which federal processes will apply. We understand that since the project is not  on the federal highway system, local design standards will apply. Caltrans will process environmental review  and distribution of HSIP funds, and federal processes will be adhered to for all elements Caltrans oversees.  This includes consultant selection as well as bid processes and contract administration. We understand that  the other than some assistance with environmental review, the Town will take the lead in processing  Caltrans approvals and providing federally compatible front‐end specifications   The project will replace approximately 2,500 lineal feet of guardrail at nine locations along seven roadways  within the Town.   Given that roadbed widening is not included in the design scope, new guardrails will be placed along the  existing guardrail alignment.   The Town has adopted the 2010 Caltrans standards. This will serve as the basis of design. We will work with  the Town during design to explore whether elements of current Caltrans standards should be incorporated  into the design. Regardless of the base standard selected, modifications will be made as needed to  accommodate the guideline that the roadbed will not be altered.   The guardrail on Reservoir Road uses I‐beams of the adjacent retaining wall as posts. In this location we  anticipate reconstructing the railing to new standards and reattaching it to the existing wall. Should the  existing railing satisfy height standards, this location may be eliminated from the scope of work.   Based on the items listed above, our Team will make every effort to meet Town standards and requirements  to the maximum extent practical. There is a strong possibility, however, that it will not be possible to attain  strict compliance with the standards. We will identify points on non‐compliance and present alternative  solutions to the Town for discussion. The Town will determine the acceptability of deviations from the  adopted standards.    Post and block dimensions and post embedment depths will be adjusted in locations where roadbed  geometry precludes strict compliance with Town standards. We will research other commonly accepted  sources to determine if standards exist that cover project conditions. Should structural calculations be  required to design site specific details, these would be performed as an additional service.   The Town will provide high‐resolution aerial images and topographic maps with two‐foot contours and one‐ foot horizontal and vertical accuracy.  Right‐of‐Way (ROW) and easement lines will also be provided in the  same files.  This information will be provided for all project locations.  No additional survey work is required  from Consultant.   It is assumed that the topographic information provided by the Town will also be acceptable to the  Town for Consultant to use for final PS&E preparation.   Consultant will provide simple field measurements with a measuring wheel and/or measuring tape  to record features such as; guardrail height, distance from edge of pavement to rail face,  approximate average distance from edge of pavement to hinge point, distance from edge of  pavement to existing trees (within 8 feet from the edge of pavement), rail post and block  dimensions, and other pertinent features.   Should the Town require additional topo surveying information on the design plans, additional  scope and fee will be required from the Town.   The RFP requirement that the Consultant assist the Town in preparation of the Request for Authorization  for Construction to Caltrans no longer applies.  The items encompassed with this task include PS&E checklist,  PS&E certification, ROW certification, and Utility Certification.  According to the Town’s responses to    Page 4 of 14      S:\Marketing\Proposals\Public Proposals\Locations E thru L\Los Gatos, Guardrail Replacement (2019)\Revised after Scoping Meeting\LG GRR Proposal Revised 03.docx questions, the Town will now be responsible for preparing and submitting to Caltrans the necessary LAPM  forms for the Request for Authorization (E‐76).  Consultant will only be responsible to provide the necessary  construction documents (i.e. PS&E).   According to the Town’s responses to questions, the Town does not anticipate any utility relocations will be  necessary for this project.  Therefore, no utility relocation design is included in our scope of work.  If it is  discovered during the design process that utility relocation is necessary, a contract amendment will be  necessary for the additional scope and fee to cover this work.   For utility mapping, our Team will contact the local utility companies and request records of the utilities in  the project segments.  The information provided by the utility companies will then be transferred to our  design plans and show them as approximate locations, based on as‐built information only.   Pot‐holing for underground utility identification is not required and is not included in our scope of work.   The project specifications will state that it shall be the Contractor’s responsibility to pot‐hole and confirm  location of any underground utilities prior to / during construction.   Our Team has reviewed the project from an environmental perspective.  Given that we expect to install new  guardrail systems at the same location as the existing guardrails, it is anticipated that the project would  qualify to be categorically exempt from the requirements to prepare environmental documents under CEQA  per CEQA Guidelines Section 15301(c) – Existing Facilities.  Therefore, our Team will prepare a Notice of  Exemption (NOE) for the project as well as the County’s required CEQA Document Declaration Cover Sheet.   According to the Preliminary Environmental Study (PES) prepared for the project, four technical studies  would be required for the NEPA document: Traffic Technical Memo; Air Quality; Water Quality Technical  Memo; & Floodplain Forms.  Once Caltrans accepts these studies, our Team will prepare the Categorical  Exclusion (CE), which will complete the NEPA review process.   If additional memos are required for the NEPA documentation or the project is considered to not be  categorically exempt by the Town or Caltrans, a contract amendment will be necessary to cover the  necessary environmental compliance requirements as requested by the Town and/or Caltrans.   As directed from Town staff, a geotechnical investigation will not be required, as no significant grading will  be implemented and no structural calculations will be required.   As directed from Town staff, it will be the Contractor’s responsibility to prepare traffic control plans and get  Town approval prior to start of work.  Our Team will include the necessary text in the technical specifications  document to make this requirement clear.  At the City’s request, the preparation of traffic control plans can  be added as part of a contract amendment.   The site will disturb less than one acre of land and will not require preparation of a SWPPP. However, an  Erosion Control Plan sheet will be provided to identify recommended Erosion Control measures.   Town staff has provided Consultant with a sample set of plans and specifications for a guardrail replacement  project that was completed in 2014.  Town staff have directed that the project plans and specifications for  this project contain similar level of effort and information as contained in the 2014 improvement plans  provided by the Town.  A few details and cross‐sections showing certain design elements which deviate  from Town standards will be added to the plans.     Page 5 of 14      S:\Marketing\Proposals\Public Proposals\Locations E thru L\Los Gatos, Guardrail Replacement (2019)\Revised after Scoping Meeting\LG GRR Proposal Revised 03.docx SCOPE OF SERVICES:    TASK A – DESIGN SERVICES    Task A.1 – Project Management    A.1.1 General Project Management & Coordination    This task encompasses general project management, administrative and reporting activities, coordination  with the project team and Town staff, and budget management.  RJA’s Project Manager will perform the  management activities that include coordination with the RJA Team (i.e., in‐house staff and subconsultants),  coordination with Town staff, assisting in coordination with Caltrans, ensuring QA/QC, and tracking the  schedule and budget. Following are specific tasks:     Provide Quality Control / Quality Assurance   Provide independent checks of material being reviewed and developed for the contract documents.   Independent checking includes check, back‐check and verification of all deliverables.   Project Manager will supervise staff and sub‐consultants and perform Quality Control of all  deliverables.   Coordinate with Town staff and other project team members and participate in conference calls as  necessary to discuss action items, design elements, and status of project.   As mentioned in the assumptions and understanding section, Town staff will be responsible for  preparing the relevant forms and submitting the packages to Caltrans for review.  Our Team will assist  the Town by providing material related to the PS&E package, as described below.    A.1.2 Project Meetings    As part of the project coordination, it is expected that several project meetings and conference calls will be  held at key stages of the project.  For example, meetings might be held with Town staff to make decisions  on the proposed modifications to the standard guardrail improvements.  Meetings may also be held with  Town staff when issues arise that require collaborative input to arrive at a solution. Upon receiving approval  for the project, RJA will start the project with a kick‐off meeting with Town staff and any other project  stakeholders to clarify the Town’s intent for the project, discuss the more challenging project segments, and  to focus on the more critical items and locations first.  Any known issues and constraints will also be  discussed and taken into consideration for the preparation of the improvement plans.  A total of three (3)  project meetings (including the kickoff meeting) are budgeted for this project.  RJA will prepare agendas  and minutes for the meetings.     Task A.1 Deliverables:   Monthly Progress Reports   Project Schedule   Meeting Agenda & Minutes   Action Item Logs          Page 6 of 14      S:\Marketing\Proposals\Public Proposals\Locations E thru L\Los Gatos, Guardrail Replacement (2019)\Revised after Scoping Meeting\LG GRR Proposal Revised 03.docx Task A.2 – Preliminary Engineering    A.2.1 Document Search & Review    The RJA Team will perform a search and review of currently available documents.  This includes as‐built  plans for the existing guardrails and retaining walls, topographic survey CAD files, preliminary  environmental study form, and other relevant documents.  The as‐built plans will be used to help assess the  condition of the existing guardrails (i.e. whether existing guardrails can be repaired/ upgraded and/or if any  posts can be reused). The preliminary environmental study form will be used as a guide to prepare the  necessary technical reports to complete the CEQA and NEPA process.    Our Team will also review the Town’s Standard Specifications and Details for Construction.  Originally the  Town stated that the design shall adhere to 2010 Caltrans Standard Plans & Specifications, but the most  current version is the 2018 Standard Plans & Specifications.  Consultation with Town staff will be undertaken  to decide what version should be used.    A.2.2 Project Site Visit    The RJA Team will also conduct a site visit to review and assess the existing conditions of the nine project  sites along the seven roadways.  During the site visit, the following features will be reviewed and recorded:     Overall guardrail appearance (deformities, structural damage, etc.)   General hinge point location with respect to guardrail location   Shoulder backing erosion causing guardrail posts to shift/slip   Guardrail height   Rail post and block dimensions   Guardrail end‐treatments   Guardrail connection to retaining wall   Above‐ground and overhead utility facilities that are visible within the project limits    A.2.3 Preliminary Layout Design    Based on the data collected during the site visit and the evaluation of the condition of the existing guardrails,  our Team will develop a preliminary layout design of the guardrail improvements.  An order of magnitude  opinion of probable cost will also be prepared.  The preliminary material will be submitted to the Town for  review and comment.  A project meeting with Town staff and the Water District is expected at this stage of  the project to discuss critical items and the overall improvements.    Task A.2 Deliverables:   Field data documentation and pictures   Recommendation regarding existing guardrail attached to retaining wall on Reservoir Road   Location of utilities within project area per simple field measurements (this will be supplemented  once coordination with the local utility companies is established and record utility data is obtained  from them)   Determination if any guardrail conditions and if any posts can be reused   Summary of existing conditions highlighting any special/potential conditions that may affect the    Page 7 of 14      S:\Marketing\Proposals\Public Proposals\Locations E thru L\Los Gatos, Guardrail Replacement (2019)\Revised after Scoping Meeting\LG GRR Proposal Revised 03.docx final design   Preliminary design and order of magnitude opinion of probable cost    Task A.3 – Environmental Studies and Documentation    A.3.1 CEQA    It is assumed that the project will be categorically exempt from the requirement to prepare environmental  documents under CEQA per CEQA Guidelines Section 15301(c) ‐ Existing Facilities. Our Team will prepare a  Notice of Exemption (NOE) for the project as well as the County’s required CEQA Document Declaration  Cover Sheet. These documents will be submitted electronically to the Town for signature and posting at  the Santa Clara County Clerk’s Office.    A.3.2 NEPA    According to the Preliminary Environmental Study (PES) prepared for the project, four technical studies  would be required for the NEPA document. These include the following:    1. Traffic Technical Memo ‐ Caltrans requests “traffic control during construction, construction  hours.” Our Team will prepare a brief technical memo outlining the traffic control measures and  construction hour limitations to be implemented.   2. Air Quality ‐ Caltrans requests “PM2.5 e‐mail.” Our Team will use the California Emissions Estimator  Model (CalEEMod) computer model to calculate the project’s construction emissions and prepare  a brief technical memo summarizing the results.   3. Water Quality Technical Memo ‐ Caltrans requests “BMPs during construction.” Our Team will  prepare of a brief technical memo describing the water quality BMPs to be implemented during  project construction.  4. Floodplain Forms – Our Team will complete the Caltrans’ standard Location Hydraulic Study and  Summary Floodplain Encroachment Report forms.     Our Team will prepare a complete package of the above described technical studies and a summary of  required mitigation measures for the Town’s electronic submittal to the Caltrans SER or designee. Once  Caltrans has accepted the studies, its staff will prepare the Categorical Exclusion (CE) completing the NEPA  review process.    Task A.3 Deliverables:   Four (4) Technical studies and reports for CEQA and NEPA compliance for the Town’s electronic  submittal    Task A.4 – Base Map Formatting    A.4.1 Topographic Survey CAD Files      Page 8 of 14      S:\Marketing\Proposals\Public Proposals\Locations E thru L\Los Gatos, Guardrail Replacement (2019)\Revised after Scoping Meeting\LG GRR Proposal Revised 03.docx Upon receipt from Town staff of the CAD files for the available topographic survey data for all project  locations,  RJA will review the topo and ROW base map and format it accordingly to match our CAD style  and plot files.  The formatted base map will then be used to prepare the design plans.    Task A.4 Deliverables:   Re‐formatted Base Map    Task A.5 – Utility Coordination    A.5.1 Utility Coordination    Our team will coordinate with local utility companies (e.g., power, gas, water, telephone, cable, fiber optics,  sanitary, storm drain, etc.) to obtain pertinent utility information within the project site.  The identification  of underground utilities on our plans will be based on information provided by the local serving utility  companies.    A.5.2 Base Map Update    The utility information provided by the serving utility companies will be incorporated into the existing  conditions base map.  As previously stated, no utility relocations are anticipated.  Therefore, this scope of  work excludes any utility relocation design or coordination.    Task A.5 Deliverables:   Copies of request letters to utility companies   Updated base map    Task A.6 – Right of Way Certification    A.6.1 ROW Certification Coordination    As previously stated, according to the Town’s responses to questions, the Town will be responsible for  preparing and submitting to Caltrans the necessary LAPM forms for the Request for Authorization (E‐76),  including the ROW certification.  Our Team will only be responsible to provide the necessary construction  documents (i.e. PS&E) to Town staff.  The project plans will clearly show the Town ROW, as well as the limits  of the proposed improvements.    Task A.6 Deliverables:   Copies of project plans clearly showing limits of work and Town ROW    Task A.7 – Final Design    A.7.1 35% PS&E    Consultant will prepare a layout of the preliminary guardrail improvements at the project locations.  A 35%‐ level specifications document and opinion of probable cost will also be prepared.  The design features for  this project will be based on the explanation included in the “Assumptions and Understanding” section of    Page 9 of 14      S:\Marketing\Proposals\Public Proposals\Locations E thru L\Los Gatos, Guardrail Replacement (2019)\Revised after Scoping Meeting\LG GRR Proposal Revised 03.docx this proposal.  The following plan sheets will be provided for the project improvements:     Title Sheet   Existing Conditions / Demolition Plan   Guardrail Layout Plans   Sections & Details   Erosion Control Plans (to be done at 65% submittal)    The 35% package will be submitted to the Town for initial review and comment.    A.7.2 65% PS&E    Upon receipt of Town comments from the previous submittal, our Team will update the improvement plans,  make all appropriate revisions, and prepare a set of 65% Plans, Specifications, and Estimate.  The 65%  documents will include construction drawings for the guardrail improvements, as well as the technical  specifications/special provisions document.  Coordination with Town staff will be maintained throughout  the preparation of the 65% documents.  The opinion of probable construction cost document will also be  updated accordingly.  The 65% documents will be submitted to the Town for review and comment.    A.7.3 95% PS&E    Upon receipt of Town comments from the previous submittal, our Team will update the improvement plans,  make all appropriate revisions, and prepare a set of 95% Plans, Specifications, and Estimate.  The 95%  documents will include construction drawings, as well as the technical specifications/special provisions  document and engineer’s estimate of probable construction cost.  Coordination with Town staff will be  maintained throughout the preparation of the 95% documents.  The 95% documents will be submitted to  the Town for review and comment.    A.7.4 Final PS&E    Following the Town’s review of the 95% documents, our Team will update the construction documents  accordingly and prepare a final set PS&E.  All final PS&E documents will be stamped and signed by RJA’s  Project Manager or the appropriate subconsultant engineer.  The Final documents will be submitted to the  Town for construction use.    Task A.7 Deliverables:   35% Submittal, 65% Submittal, & 95% Submittal   5 hard copy sets of D‐size (24”x36”) plans   3 hard copy sets of B‐size (11”x17”) plans   5 hard copies of the technical specifications & special provisions document   5 hard copies of the engineer’s estimate of probable cost   Electronic PDF of all project documents   Final Submittal   1 hard copy signed mylar set of D‐size (24”x36”) plans   1 hard copy signed technical specifications & special provisions document    Page 10 of 14      S:\Marketing\Proposals\Public Proposals\Locations E thru L\Los Gatos, Guardrail Replacement (2019)\Revised after Scoping Meeting\LG GRR Proposal Revised 03.docx  1 hard copy signed of the engineer’s estimate of probable cost   Electronic PDF of all project documents   Project Plans in Auto CAD format   Technical specifications in Word format   Engineer’s estimate of probable cost in Excel format    Task A.8 – Coordination with the Water District    A.8.1 Water District Coordination    The RJA Team will coordinate with the Water District with regards to the short segment of guardrail along  Miles Avenue on the western side of Los Gatos Creek, since the guardrail is located within the Water  District’s ROW.  Our Team will prepare the necessary permit forms on behalf of the Town to obtain approval  from the Water District.  The Town will be responsible for any and all charges associated with the permit  process.    Task A.8 Deliverables:   Completed Water District permit forms    Task A.9 – Construction Phase Authorization    A.9.1 Request for Authorization Coordination    As previously stated, according to the Town’s responses to questions, the Town will be responsible for  preparing and submitting to Caltrans the necessary LAPM forms for the Request for Authorization (E‐76).   Our Team will only be responsible to provide the necessary construction documents (i.e. PS&E) to Town  staff.  The project plans will clearly show the Town ROW, as well as the limits of the proposed improvements.    Task A.9 Deliverables:   Copies of project plans clearly showing limits of work and Town ROW      TASK B – BID SUPPORT SERVICES    Task B.1 – Bid Services    Our Team will provide services requested by the Town during the bidding phase of this project.  Our services  may include the following:     Respond to questions and RFI’s during bidding   Prepare addendums (with explanation of implications to the project’s construction cost estimate)   Conformed Contract Document (incorporating any addenda into the final contract documents)    To cover this task, we have allocated a relatively small budget to reflect the anticipated small amount of  effort.  Labor in excess of this will be considered “additional services”/”extra work” and be billed on a time  and expense basis per the agreed upon rate schedule.    Page 11 of 14      S:\Marketing\Proposals\Public Proposals\Locations E thru L\Los Gatos, Guardrail Replacement (2019)\Revised after Scoping Meeting\LG GRR Proposal Revised 03.docx   Task B.1 Deliverables:   1 hard copy signed mylar set of D‐size (24”x36”) conformed plans   1 hard copy signed technical specifications & special provisions document   1 hard copy signed of the engineer’s opinion of probable cost   Electronic PDF of all project documents   Project Plans in Auto CAD format   Technical specifications in Word format   Engineer’s opinion of probable cost in Excel format      TASK C – CONSTRUCTION SUPPORT SERVICES    Task C.1 – Construction Support Services    Our Team will provide services requested by the Town during the construction phase of this project.  Our  services may include the following;     Review of equipment/material submittals for compliance with the Contract Documents   Review and respond to RFI’s, request for change orders, & quotes from Contractor   Review of Contract Change Orders   Review and tracking of results from materials testing for conformance to the Contract Documents   Field review and geotechnical monitoring   Prepare design modifications if necessary due to unforeseen conditions   Conduct supplemental reports and services as needed    The list above contains several items that are difficult to predict and budget, especially the last three bullets.   We are assuming that the amount of services necessary for this task will be relatively moderate, and  therefore we have allocated a moderate budget to cover the amount of services expected for these items.   Labor in excess of this will be considered “additional services”/”extra work” and be billed on a time and  expense basis per the agreed upon rate schedule.    Task C.1 Deliverables:   Responses / approvals of equipment/material submittals   Response to RFI’s and Change Orders   Materials testing tracking documentation   Design modifications (if necessary)   Supplemental reports (if necessary)       Page 12 of 14      S:\Marketing\Proposals\Public Proposals\Locations E thru L\Los Gatos, Guardrail Replacement (2019)\Revised after Scoping Meeting\LG GRR Proposal Revised 03.docx   REIMBURSABLE/ADDITIONAL SERVICES/EXCLUSIONS    The services to be provided are those detailed in this Scope of Services (Exhibit A).  All items not expressly described  in this Scope of Services shall be deemed "additional services"/"extra work" and compensation shall be on a time  and expense basis per the attached Rate and Expense Schedule.  The following items are specifically excluded from  this Scope of Work:    A. Exclusions  1. Collection of any traffic data  2. Collection of topographic survey  3. Aerial photograph base map or aerial topographic survey  4. Preparation of any traffic control plans  5. Any environmental investigations and/or technical studies in addition to what is specified in this proposal  6. Any soils investigations and/or reports  7. Any structural calculations or plans for adjustments to guardrail standards  8. Design of any new retaining walls or retaining wall modifications  9. Potholing of existing underground facilities/utilities and any field survey measurements  10. Preparation of any pavement analysis  11. Calculation for pavement structural sections  12. Design of any slope re‐grading  13. Preparation of any design elements other than those specifically mentioned in this scope of services  14. Design of any utility relocations  15. Site visits in addition to what is specifically included in this proposal  16. Meetings in addition to what is specifically included in this proposal  17. Inspection services  18. Construction staking  19. Survey services related to field measurements, utility/improvement locations, and filing of any corner  record if any monumentation is disturbed or destroyed.  If such is necessary per State Law, additional  services and compensation will be required.         Page 13 of 14      S:\Marketing\Proposals\Public Proposals\Locations E thru L\Los Gatos, Guardrail Replacement (2019)\Revised after Scoping Meeting\LG GRR Proposal Revised 03.docx MISCELLANEOUS PROVISIONS    A. Opinion of Probable Construction Costs/Representative Cost Study/Order of Magnitude Cost Study    The Consultant's opinion of probable construction costs (OPC), representative cost study (RCS), and/or order of  magnitude cost study (OMC), if rendered as a service under this agreement, is an opinion based on assumed  unit costs, historical information for similar work performed in the general project area (if available), and  approximate quantities of civil related improvements, and therefore is of a conditional character. The OPC, RCS,  and/or OMC is not being prepared by a professional estimator. Consultant cannot guarantee the actual cost of  work to be performed by others due to items such as the market or bidding conditions at the time of bidding,  changes in the scope, changes to items of work, quantity changes to the Project may affect said costs, and/or  contractor means and methods, profit margins, etc. The OPC, RCS, and/or OMC is provided for the purpose  stated in the scope of services, only, and it is the responsibility of the Client to confirm all unit prices, market  conditions, contractor's means and methods, and other factors that may affect the project costs.    B. Record of Surveys    Pursuant to “The State of California Professional Land Surveyors Act” (Government Code Section 8762 ‐ January  1, 2007), if after performing the boundary survey for the project, any material discrepancies in the boundary  information and existing monumentation are found, the resolved boundary information will be depicted on the  final map for the project and the corresponding boundary monumentation will be set. Should the Client decide  not to pursue a final map for the project, a “Record of Survey” will be prepared by RJA and recorded by the Client.  Additionally, all required boundary monumentation will be set according to the Record of Survey. If a Record of  Survey is required, Client agrees to compensate RJA on a Time and Expense (T&E) basis per the attached Rate  and Expense Schedule for all costs associated with the preparation of the boundary survey and boundary  monumentation.    C. Schedule    The Client and Consultant are aware that many factors outside the Consultant’s control may affect the  Consultant’s ability to complete the services to be provided under this Agreement. The Consultant will perform  these services with reasonable diligence and expediency consistent with sound professional practices.    D. Notice of Licensure     As of the date of this Agreement, RJA’s Gilroy office employs the following individuals licensed by the State of  California (RCE unless otherwise noted): Arminta J. Jensen, #42321; James W. Schul, #49688; Leopoldo Trujillo,  #63950; Paul C. Patton, #66271; Jamie L. Platz, #67490; Luis Santiago‐Sotelo, #79665; William E. Link, #85625;  Bryan D. Pierce, P.L.S. #8859; Arminta J. Jensen, P.L.S. #9311; Drexyl Ekparian, P.L.S. #9362; Lawrence Roy, P.L.A.  #6243; Leopoldo Trujillo, TR #2458.    E. Site Visits and Construction Support     If included in this Scope of Services, Site Visits and/or Construction Support are only for visual observation of  construction to permit the Consultant, as an experienced and qualified professional, to answer field questions  from Client and aid in expressing intent of documents prepared by Consultant. In making such visits or providing  support, the Consultant makes no guarantees for, and shall have no authority or control over, the Contractor's    Page 14 of 14      S:\Marketing\Proposals\Public Proposals\Locations E thru L\Los Gatos, Guardrail Replacement (2019)\Revised after Scoping Meeting\LG GRR Proposal Revised 03.docx performance or failure to perform the Work in accordance with the Contract Documents. The Consultant shall  have no responsibility for the means, methods, techniques, sequences or procedures selected by the Contractor  or for the Contractor's safety precautions and programs nor for failure by the Contractor to comply with any laws  or regulations relating to the performance or furnishing of the Work by the Contractor.    F. Electronic Media    If Client requires a copy of RJA’s horizontal layout and/or control data in electronic media form (electronic media)  for use by them and their consultants/contractors (Client and Client Users), the Client and Client Users will  comply with the State Business and Professions Code Chapters 7 and 15, Professional Engineers Act and  Professional Land Surveyors Act, respectively; any such use governed by these codes will be performed by, or  under the responsible charge of a qualified/licensed individual as set forth and defined therein.  In addition,  Client and Client Users are responsible to confirm the accuracy by checking the media against the accompanying  hard copy (“hardcopy”) of the electronic media.  If there is a discrepancy, the data on the hardcopy information  governs.  Client and Client Users hereby assume full responsibility for comparing the electronic media  information to the hardcopy information and agrees to notify RJA in writing of any observed discrepancies.  Client  and Client and  hereby agrees to assume any and all responsibility from any results obtained in use of this  electronic media, as RJA makes no representation as to the accuracy of the electronic media information.        HOURLY RATES AND EXPENSE WILL ADHERE TO THE PREVIOUSLY SUBMITTED 10‐H2 FORM.