Laserfiche WebLink
Town of Los Gatos General Plan Update Budget (1)(2) <br />Mintier Harnish <br />PHASES/TASKS <br />HARNISH  <br />Principal/  <br />Owner <br />RUST Principal  <br />Planner <br />PAYNE Senior  <br />Project  <br />Manager <br />FUNSTON/  <br />YANG Planner <br />Graphics/  <br />Admin.TOTAL HOURSTOTAL COST <br />Task A: Project Initiation <br />Task A.1: Project Scoping, Kick‐off Meeting, and Town Tour 8 8 12 1 64 48$7,700 <br />Task A.2: Assemble GIS Data and Prepare Base Maps 21 6 4 2 2 $2,660 <br />Task A.3: Existing Data Collection and Compilation 882 4 $5,840 <br />Subtotal 8 18 20 56 8 70$16,200 <br />Task B: Prepare Background Report <br />Task B.1: Administrative Draft Existing Conditions Background R eport8407220040360 $49,440 <br />Task B.2: Public Draft Background Report212445620134 $18,750 <br />Task B.3: General Plan Audit Report 28168 34$5,730 <br />Subtotal 126013226460528$73,920 <br />Task C: Identify Community Issues, Opportunities, and Constrain ts <br />Task C.1: Administrative Draft Issues and Opportunities Summary 4816432 $4,420 <br />Task C.2: Public Draft Issues and Opportunities Summary4820436 $4,900 <br />Task C.3: Final Issues and Opportunities Summary 126110 $1,345 <br />Subtotal 091842978 $10,665 <br />Task D: Development of General Plan Vision <br />Task D.1: Administrative Draft Vision and Guiding Principles 2 4 1 22 41 43$6,255 <br />Task D.2: Public Draft Vision and Guiding Principles 41 61 62 38$5,610 <br />Task D.3: Final Vision and Guiding Principles 1461 12$1,685 <br />Subtotal 2 9 32 46 4 93 $13,550 <br />Task E: Development of Alternatives <br />Task E.1: Administrative Draft Alternatives Report  2 16 48 80 24 170$23,450 <br />Subtask E.1a: Fiscal Impact Analysis 2 2 $340 <br />Subtask E.1b: Transportation System Alternatives 2 2 $340 <br />Task E.2: Public Draft Alternatives Report 61 62 48 54$7,480 <br />Subtotal 2 22 68 104 32 228$31,610 <br />Task F: General Plan Goals and Policy Development <br />Task F.1: Administrative Draft General Plan 8 52 180 80 16 336$53,760 <br />A lternative VMT Thresholds 8 8$1,360 <br />Task F.2: Administrative Draft Land Use and Circulation Diagram s 2 12 16 16 46$5,720 <br />T a s k  F .3 : P r e l i m i n a r y  D r a f t  G e n e r a l  P l a n 21 67 66 41 6 174$25,610 <br />Task F.4: Public Draft General Plan 2 4 24 16 8 54$7,930 <br />Task F.5: General Plan Consultation and Referrals 288 18$2,720 <br />Subtotal 12 76 308 184 56 636$97,100 <br />Task G: Environmental Impact Report <br />Task G.1: Staff Work Session on Program EIR Preparation 6 6 12$2,220 <br />Task G.2: Notice of Preparation 12 3 $540 <br />Task G.3: Scoping Meeting 8 8$1,360 <br />Task G.4: Administrative Draft Program EIR 8 24 48 48 128$20,520 <br />Task G.5: Staff Review/Screen Check Draft Program EIR 4 16 16 36$5,440 <br />Task G.6: Draft Program EIR 8 8$1,360 <br />Subtotal 8 35 88 64 0 195$31,440 <br />Task H: Community Outreach and Engagement <br />Task H.1: Community Engagement Strategy 2 4 6 16 28$4,190 <br />Task H.2: Branding and Project Logo 12 1 6 19$1,900 <br />Task H.3: Set Up Online Engagement 2 4 8 24 40 78$8,890 <br />Task H.4, H.10, H.18, H.25: Newsletter2 #1, 2, 3, and 4 8 32 60 24 124$16,280 <br />Task H.5, H.9, H.13, H.16, H.20, H.23: GPAC #1 ‐ #6 48 72 48 6 174$28,110 <br />Task H.6 (18 additional GPAC meetings)72 72 144 36 324$46,980 <br />Task H.7: Community Workshop #1: Project Initiation 81 284 32$4,940 <br />Task H.8: Joint Study Session #1, Introduction to the General P l a n  U p d a t e 88822 6 $4,090 <br />Task H.11: Joint Study Session #2, Review Existing Conditions R e p o r t 88822 6 $4,090 <br />Task H.12: Community Workshop #2, Issues and Opportunities Iden tification 6 8 12 16 12 54$7,930 <br />Task H.14: Joint Study Session #3, Review Issues and Opportunit i e s  R e p o r t 88822 6 $4,090 <br />Task H.15: Community Workshop #3, Vision and Guiding Principles 6 8 16 24 16 70$9,910 <br />Task H.17: Joint Study Session #4, Vision and Guiding Principle s 88822 6 $4,090 <br />Task H.19: Community Workshop #4, Alternative Choices 6 12 20 32 24 94$13,030 <br />Task H.21: Planning Commission Meeting 81 282 30$4,770 <br />Task H.22: Town Council Meeting 81 02 20$3,540 <br />Task H.24: Joint Study Sessions #5, #6, and #7 24 30 30 9 93$14,265 <br />Task H.26: Community Workshop #5, Draft General Plan 6 8 16 24 32 86$11,270 <br />Task H.27: Online Engagement 82 02 01 2 60$8,420 <br />Task H.28: Ongoing Communication 82 02 04 0 88$10,800 <br />Task H.29: Pop‐up Booth for Festivals and Events 41 6 1 6 36$4,880 <br />Subtotal 28 273 408 508 2971514$216,465 <br />Task I: Certification of EIR a nd Adoption of the General Plan <br />Task I.1: Response to Comments 420 24$4,200 <br />Task I.2: Mitigation, Monitoring, and Reporting Program 1 1$170 <br />Task I.3: Final Program EIR 1 1$170 <br />Task I.4: Planning Commission Hearing 61284 30$4,540 <br />Task I.5: Town Council Hearings (2)121684 40$6,420 <br />Task I.6: Final General Plan Documents 8162416 64$8,560 <br />Task I.7: Town Council Adoption Hearing 684 18$3,040 <br />Task I.8: Web‐Based General Plan 216406060 178$22,750 <br />Subtotal 25211410484356$49,850 <br />Project Management <br />Subtotal 1680120112 328$49,520 <br />TOTAL <br />Total Hours 906341,3081,3726624,026 ‐ <br />2018 Billing Rates (subject to change every January 1st)$225$20 0$170$120$85 ‐‐ <br />Labor Subtotals $20,250$126,800$222,360$164,640$56,270 ‐$590,320 <br />Direct Expenses (e.g., printing, travel, Engagement HQ fee)$33,000 <br />TOTAL COST $623,320 <br />CONTINGENCY (3) <br />Contingency (10%) <br />1) This represents a total cos t based on the approved scope of work. <br />2) The distribution of hours between firms, staff categories an d tasks are an estimate.  While the total costs will not  <br />change, the distribution of hours /costs may vary depending on a ctual execution. <br />3) Contingency funds can only be used with written authorizatio n from the Town's Project Manager. <br />Mintier Harnish <br />Page 1 May 29, 2018 <br />EXHIBIT B